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‘‘ Un WMS favorisant l’autonomie des équipes pour une meilleure maîtrise des coûts et des délais ’’
François BIESBROUCK, BK SYSTEMES

François BIESBROUCK, PDG de BK SYSTEMES.

Entretien réalisé le mardi 2 juillet 2024 par Frédéric LEGRAS, Directeur du Portail FAQ Logistique dans le cadre du dossier : « WMS/TMS : comment faire le bon choix ? »

Plusieurs raisons peuvent inciter une société à envisager l'adoption d'une nouvelle solution : une insatisfaction liée à l'application en place, l'évolution des flux de l'organisation ou la politique d'achats de l'entreprise.

• Des problèmes avec la solution actuelle

Il arrive que l’éditeur ne maintienne plus le WMS installé. L'entreprise doit alors choisir entre une mise à jour imposée qui peut s’avérer complexe et coûteuse, ou l’étude des alternatives disponibles sur le marché.
Les conditions de maintenance du logiciel en place peuvent également devenir tellement rédhibitoires qu’elles justifient l’adoption d’un WMS plus compétitif. Certains de nos clients confrontés à ce problème ont ainsi pu financer la mise en œuvre de notre solution Speed rien qu’en économisant sur les coûts de maintenance.
Enfin, plus généralement des incompréhensions peuvent être apparues avec l’éditeur et la relation s’être détériorée au fil des années. Le contrôle de la gestion des stocks de leurs clients confère aux éditeurs une position de force. Certains en abusent et provoquent ainsi des tensions et des frustrations. Lorsque les délais sont longs, les coûts élevés et que l'entreprise ne se sent pas écoutée, elle aura intérêt à rechercher une solution plus agile et un partenaire plus coopératif.

• Une évolution dans le volume et la typologie des flux logistiques

L'entreprise peut avoir diversifié ses activités, réalisé des acquisitions ou lancé des projets e-commerce. Ces changements entraînent une évolution de la cartographie des flux, créant de nouveaux besoins logistiques auxquels l'ancien WMS n’est pas forcément en mesure de répondre.
Une forte augmentation des volumes révèle également souvent les limites du système en place.
Enfin, pour tirer pleinement parti des nouvelles solutions d'automatisation telles que celles proposées par Scallog, AutoStore ou Exotec, il est essentiel d'utiliser un WMS capable de les intégrer et de les orchestrer efficacement au sein de l'écosystème de son entrepôt.

• Une politique de réévaluation périodique

Certaines entreprises adoptent une politique de réévaluation tous les 5 à 10 ans pour comparer leur solution à celles disponibles sur le marché. Cette approche vise à les mettre à niveau technologiquement et éventuellement à changer de WMS si l'éditeur actuel n'a pas fait évoluer son offre. C'est souvent l'occasion de découvrir que des solutions plus économiques proposent des fonctionnalités équivalentes ou supérieures à celles de son WMS, ou encore mieux adaptées, même lorsque celui-ci est édité par un leader mondial.

Changer de WMS n'est pas une tâche facile en raison des habitudes bien ancrées et des spécificités uniques de chaque système. Lorsqu'on remplace son WMS, on acquiert de nouvelles fonctionnalités, mais on peut potentiellement en perdre d’autres.

La première étape consiste donc à rédiger un cahier des charges. Il s'agit de dresser un état des lieux détaillé et d'identifier les écarts entre la situation actuelle et les nouveaux besoins. Cela inclut un bilan du système en place, une évaluation de ce qui est bien fait, de ce qui est moins bien fait, de ce qui manque, et de ce qui est perfectible.

L'entreprise doit également détecter les possibilités offertes par certaines améliorations en termes de gains de temps, d’argent ou de réactivité.

Ce cahier des charges sera ensuite soumis au marché. La majorité des solutions standard couvrant l'ensemble des fonctionnalités de base, il me semble important de ne pas s'embarquer dans des WMS inconnus et de rester dans le cadre des offres bien établies sur le marché. Il existe suffisamment d'options ayant bonne réputation et une présence reconnue pour constituer un panel cohérent de sociétés à consulter. En se concentrant sur le top 5 ou 10 des solutions disponibles en France, l’entreprise sera normalement assurée de trouver un système qui répondra à ses besoins.

Le document doit être réaliste et complet.

Pour cela il est essentiel d'examiner en détail tous les flux traités par l'entreprise, en impliquant les équipes. Les dirigeants ont généralement une vision théorique des processus. Ce sont, le plus souvent, les personnes sur le terrain qui connaissent les réalités opérationnelles. Il est donc crucial d'intégrer toutes les parties prenantes concernées par le WMS dans l'élaboration du document.

Il est également important de distinguer l'essentiel du superflu. Une liste de souhaits trop exhaustive entraînera des frais élevés. Ce sont généralement les 3 ou 5% des besoins les plus spécifiques qui s’avèreront les plus coûteux à satisfaire. Il est donc essentiel d'adopter une approche critique envers ces besoins et d'évaluer minutieusement le rapport avantages-coûts de chacun d'entre eux.

Toutefois, il ne faut pas sous-estimer l'importance des détails. Parfois, des ajustements mineurs aboutissent à des gains significatifs. Appliquer des processus trop standardisés à un métier particulier ne conduit généralement pas à une amélioration substantielle. Un outil agile, avec éventuellement quelques ajustements spécifiques ou personnalisations, peut au contraire offrir une productivité accrue.

Il faut aussi se méfier des cahiers des charges standard qu’on vous propose de télécharger, ou encore de ceux proposés par certains cabinets de conseil qui regroupent la somme des besoins de tout le marché. Un cahier des charges générique ne donne pas une vision claire des besoins réels et peut orienter faussement les réponses. Il faudra donc veiller en cas d’utilisation de ce type de document, à le nettoyer pour qu’il corresponde simplement mais complètement aux besoins attendus.

Chez BK Systèmes, lors de la réception d'un cahier des charges, nous nous efforçons de bien comprendre les demandes en nous rendant sur le terrain. Grâce à notre expérience, nous sommes en mesure d’offrir des perspectives et des solutions nouvelles qui répondent mieux aux besoins réels. Nous avons de nombreux exemples où notre approche a fait économiser beaucoup d'argent à nos clients. Beaucoup ont bénéficié d’une amélioration significative de leur productivité et de leur qualité de service grâce à la mise en place de processus parfaitement adaptés à leurs spécificités.

Plusieurs critères sont à considérer.

• La couverture fonctionnelle

Attention aux cahiers des charges, qui se résument souvent à une simple liste de fonctionnalités auxquelles l'éditeur doit répondre par oui ou non. Tous les acteurs du top 10 acquiesceront à toutes les questions, rendant cet exercice peu pertinent.
Ce qui fait réellement la différence, c'est la manière dont les fonctionnalités sont mises en œuvre. Pour garantir le succès du projet, il est important de disposer de systèmes faciles à paramétrer, compréhensibles, et dotés d'une profondeur éprouvée.

• L'ergonomie et l'utilisation quotidienne

La facilité d'utilisation du WMS est cruciale. La solution idéale est celle qui répond durablement aux attentes et reste flexible pour traiter les exigences quotidiennes. Il peut arriver qu'un utilisateur doive accéder à des informations spécifiques non prévues dans le cahier des charges initial. La capacité du système à répondre intuitivement à ce besoin devient alors primordiale.

• Les coûts et évolutions

Les coûts de maintenance sont généralement fixes et même inclus dans l’abonnement dans le cas du SaaS. Les frais liés aux évolutions peuvent en revanche être plus difficiles à évaluer. Il est essentiel que ces coûts ne soient pas prohibitifs à chaque adaptation mineure. Lorsqu'on choisit un WMS, on confie ses stocks à l'éditeur pour une relation à long terme. Il est donc fondamental de lier un véritable partenariat dans lequel le fournisseur ne profitera pas de la situation pour imposer des charges et coûts excessifs.

Dans cette optique, l’entreprise a tout intérêt à privilégier une solution qui favorise son autonomie. Cela lui permettra de démarrer de nouveaux flux et d’intégrer des interfaces sans avoir constamment besoin de l'éditeur, maîtrisant ainsi les coûts et les délais du projet.

• L'éditeur en lui-même

Comme mentionné précédemment, une fois le WMS en place, la relation avec l’éditeur sera longue et la qualité de celle-ci influencera grandement la performance logistique de l’entreprise. Il est donc essentiel de choisir le bon partenaire. Un moyen efficace consiste à vérifier les références et à rencontrer les clients pour évaluer leur satisfaction quant à l'utilisation de la solution et à leur relation avec l'éditeur.

La taille du partenaire est également un critère important. Un éditeur émergent peut présenter des risques de viabilité à moyen terme, tandis que face à un poids lourd du WMS, il est souvent compliqué de faire entendre sa voix. Une taille intermédiaire est un bon compromis pour assurer une relation équilibrée et réactive.

Speed, notre WMS est une solution qui est vraiment arrivée à maturité en termes de richesse fonctionnelle et de capacité d'adaptation aux problèmes à traiter, quels que soient les flux ou la nature des produits gérés (matières dangereuses, alcool, etc.).

Notre WMS excelle donc dans la gestion de flux diversifiés, qu'il s'agisse de palettes, de colis, d'unités, de petites ou grosses commandes, ou de volumes importants multisites. Par exemple, sur des sites e-commerce, nous traitons couramment plus de 100 000 lignes par jour. En même temps, notre solution s'adapte également aux besoins plus simples, comme ceux d'un petit transporteur avec 100 palettes à gérer.

Speed s'adresse à tous les secteurs d'activité. Nous opérons dans des environnements très technologiques, gérant les numéros de série, la traçabilité, et bien plus encore, sans le moindre problème.

Notre solution intègre également un système de pilotage avancé qui enrichit considérablement sa valeur. Grâce à nos tableaux de bord en temps réel, nous offrons une vision précise et complète du fonctionnement de l'entrepôt. Ainsi, chaque niveau de management a accès aux données pertinentes pour ses missions spécifiques. Cette capacité de pilotage en temps réel améliore la gestion de la charge de travail et l'allocation des ressources (labour management), contribuant à maximiser la productivité et à minimiser les coûts.

Nous avons également intégré des solutions de jumeaux numériques, offrant une visualisation graphique en 3D et en temps réel de l'entrepôt et des opérations en cours. Il permet de prendre des décisions éclairées pour améliorer encore davantage la gestion de l'entrepôt.

L'ergonomie de notre solution Speed est un autre atout majeur. Nos clients apprécient particulièrement son architecture intuitive et sa facilité de prise en main. Cette simplicité permet aux opérateurs d'adopter rapidement notre système, ce qui est crucial dans un contexte de pénurie de main-d'œuvre.
Par exemple, dans la zone de Saint-Quentin-Fallavier (38), caractérisée par un marché de l'emploi extrêmement tendu, les collaborateurs choisissent soigneusement les entreprises dans lesquelles ils souhaitent travailler. Des sociétés comme Spartoo mettent en avant Speed comme un argument de recrutement. Sa simplicité d'utilisation et le confort qu'il procure sont des facteurs clés qui attirent et fidélisent les employés.

Speed est désormais une solution incontournable. Ceux qui l'adoptent en deviennent de fervents adeptes. Nos clients sont ainsi nos meilleurs promoteurs : ils partagent leur expérience positive avec nos prospects, ce qui nous aide à remporter de nouvelles affaires.

Speed intègre des fonctionnalités TMS qui offre une solution complète pour la gestion et le suivi des livraisons pour optimiser le transport et améliorer la communication avec les clients. Les actions possibles :

• Le choix automatique des prestataires.
• La génération d'étiquettes au format des transporteurs.
• La gestion complète de la livraison : Organisation des ramassages et des expéditions avec suivi du premier et du dernier kilomètre.
• L’intégration de l’informatique embarquée et de la mobilité pour valider les livraisons, relever les anomalies, recueillir les signatures et savoir en instantané où se trouve la commande.

Les clients peuvent de leur côté accéder à des mises à jour en temps réel grâce au module web de suivi, qui leur permet de :

• Savoir immédiatement si une livraison s'est bien déroulée.
• Récupérer les preuves de remise de la marchandise et les photos des anomalies.
• Suivre la position des camions et obtenir des estimations d’heures d’arrivée (ETA).

La solution est multilingue et est déployée dans plusieurs régions du monde. En plus de notre base en France, nous avons des sites en Angleterre, en Belgique, en Suisse, aux États-Unis, en Amérique du Sud et en Afrique.

En fonction des destinations nous gérons directement l'intégration (États-Unis, DOM-TOM) ou bien passons par des partenaires (Maghreb, Afrique de l’Est, Afrique de l’Ouest). Un certain nombre de nos clients sont également totalement autonomes.

Pour nos partenaires et clients, il est essentiel de disposer d’une solution en mesure de se connecter avec n'importe quel système automatisé.

Généralement, les fournisseurs de solutions mécaniques proposent des systèmes de préparation intégrés à leurs technologies. Cependant, il est souvent préférable que le WMS prenne en charge cette optimisation.

Notre approche de la robotique et de l'automatisation se distingue par sa flexibilité. Nous pouvons aussi bien nous interfacer avec les systèmes WCS des solutions existantes qu’assumer ce rôle nous-mêmes (Pick-to-light, pilotage des convoyeurs, organisation des gares, définition des critères de tri, etc.). Cette adaptabilité selon les besoins spécifiques de chaque client est l'un de nos atouts majeurs.

Nous collaborons avec des systèmes avancés tels qu'Exotec et Scallog, intégrant leurs fonctionnalités et ajoutant notre expertise pour offrir une solution complète. Plusieurs projets réussis avec ces technologies témoignent de notre compétence et de notre aptitude à répondre aux besoins spécifiques de chaque client.

À propos de BK Systèmes

BK Systèmes est un acteur de référence dans l’univers des logiciels dédiés à la logistique. François Biesbrouck, passionné par la logistique, crée BK Systèmes en 1998. Il souhaite repenser le modèle existant des logiciels de gestion d’entrepôt et des stocks et il crée Speed WMS en 2002. Le logiciel de planification logistique, Foxy APS, sort en 2019.

BK Systèmes compte 4 agences en France : Tourcoing, Tarnos (près de Bayonne), Lyon et Vaulx-Milieu (en Isère). Elle emploie plus de 70 collaborateurs. Plus de 200 clients en France et à l’International lui font confiance.

Site Internet de BK Systèmes : https://www.bksystemes.fr/