Dossier > Entrepôt / Transport > WMS / TMS : est-il temps d'en changer ? > Entretien KLS

‘‘ Évaluer si l'éditeur est toujours en capacité de répondre aux évolutions souhaitées ’’
Thomas TSCHINSCHANG, KLS

Thomas TSCHINSCHANG, Directeur Commercial de KLS GROUP

Entretien réalisé le mardi 13 juin 2023 par Frédéric LEGRAS, Directeur du Portail FAQ Logistique dans le cadre du dossier : « WMS / TMS, est-il temps d’en changer ? »

L’activité et le marché de l’entreprise peuvent avoir évolué significativement depuis l’adoption du WMS et/ou du TMS en place. Plusieurs facteurs peuvent dès lors l’inciter à opter pour une solution de dernière génération.

D’abord, une augmentation anormale du nombre d'erreurs constatées est un signe clé. Dans l’entrepôt, il peut par exemple s’agir d’erreurs de réception ou de préparation et dans le transport, de délais non respectés ou d’un choix de prestataire / service inadéquat.

Ensuite, avec l’apparition de points de compression (espace de stockage qui atteint sa limite, tâches plus longues à réaliser, coûts de transport se dégradant, hausse des retours, etc.), l’entreprise peut souhaiter optimiser ses process. Par exemple, passer au précolisage, introduire de nouveaux contrôles, etc. Si le système utilisé ne permet pas de l’accompagner efficacement dans une telle démarche, cela signifie qu’il n’est plus adapté.

Par ailleurs, les problèmes d'interface et de communication avec ses propres systèmes ou ses partenaires (clients, transporteurs, etc.) doivent également alerter l’entreprise.

Enfin, l'âge de l'outil est à prendre en compte. Même si une solution ancienne peut encore donner satisfaction fonctionnellement, il est crucial de vérifier que son éditeur est toujours en activité et en capacité à répondre aux évolutions. Cela permettra d’anticiper des problèmes qui pourraient survenir à moyen terme.
Il convient de vérifier l'engagement de l'éditeur à poursuivre le développement de sa solution.

A ce titre, il est conseillé d’évaluer avec attention sa Road Map R&D et les technologies sur lesquelles il se base.
Si ces dernières sont vieillissantes, l'entreprise devra inévitablement procéder à une refonte totale de son outil à l'avenir afin de se prémunir contre les risques de sécurité.

La migration des solutions vers une nouvelle technologie représente un véritable projet pour un éditeur, et cela demande du temps. Chez KLS, nous avons entamé ce travail il y a désormais 3 ans. Cela nous permet aujourd’hui de proposer des solutions entièrement basées sur le web compatibles avec les navigateurs et les normes de sécurité actuelle.

Grâce à cette approche, les mises à jour sont gérées de manière plus efficace. C’est un atout par rapport à bon nombre de solutions reposant sur des plateformes de développement obsolètes et peu adaptées au suivi des évolutions technologiques.

Les deux marchés n’ont pas la même maturité.

Le marché des systèmes de gestion d'entrepôts est déjà solidement établi. Dans la plupart des cas, les projets se concentrent sur la mise à niveau ou le remplacement des solutions en place, à l'exception des installations suivant la création de nouvelles sociétés.

Le secteur des systèmes de gestion des transports est lui relativement récent, avec plus de la moitié des entreprises qui n'ont pas encore adopté de telles solutions. Pour celles qui y ont procédé, il s’agit bien souvent d’une fonction transport assurée par leur WMS (développement spécifique ou module dédié). L’utilisation d’un TMS spécialisé est donc encore assez peu courante.

Les mises à jour et les migrations de solutions sont des étapes importantes dans le maintien et l'amélioration des systèmes informatiques.

Les mises à jour mineures consistent en des optimisations fonctionnelles et techniques. Elles sont généralement couvertes par un contrat de maintenance et peuvent entrainer l'ajout de modules ou des ajustements pour répondre aux nouveaux besoins.

Les mises à jour majeures impliquent des changements plus significatifs, tels que des migrations technologiques, et peuvent nécessiter une reconfiguration complète ou une transition vers une nouvelle solution. Elles sont généralement requises lorsque l'outil en place devient obsolète et que des évolutions technologiques importantes se produisent. Un exemple marquant est celui de l'abandon des terminaux radio Windows au profit d'appareils Android qui a contraint de nombreux éditeurs à mettre à jour leurs solutions.
Lors de ces mises à jour majeures, il est souvent nécessaire de revoir l'ensemble des paramétrages et de les transférer vers une nouvelle application.

Lorsqu'une migration est effectuée avec l'éditeur initial et que le processus se déroule sans heurts, le coût est généralement moindre. Cela s'explique notamment par le fait que le prestataire fera tous les efforts nécessaires pour conserver son client, ayant déjà une bonne compréhension de son activité et de ses besoins. Dans une telle configuration, KLS n’inclue pas, par exemple, l'ensemble des coûts des licences, mais plutôt les prestations d'accompagnement, la gestion du changement et la mise à disposition des nouvelles fonctionnalités.
Cependant, l'entreprise doit tout de même être consciente que des coûts techniques et d'infrastructure peuvent s’ajouter. Il est possible aussi qu'il soit nécessaire de remplacer les ordinateurs, de mettre à jour le réseau Wi-Fi, etc.

Une équipe projet devra également être constituée, des formations prodiguées, etc.

Un choix éclairé passe nécessairement par une analyse approfondie des besoins actuels et futurs. Il s’agit d’identifier avec précision les métriques pertinentes qui seront utilisées pour comparer les offres.

Il est également important de détecter les « points de douleurs », ceux qui justifient la recherche de la nouvelle solution. Ainsi, l’entreprise pourra hiérarchiser ses attentes et l'éditeur présenter l’approche proposée pour y répondre.

Ensuite, lors de la phase d'avant-vente, il est fortement recommandé de réaliser des jeux de scénarios afin d'évaluer objectivement les performances des différentes solutions. Par exemple, en partant d'un portefeuille de commandes commun et en comparant le temps nécessaire à chaque système pour le traiter.

Il sera alors possible de vérifier quelle solution est la meilleure en termes de fonctionnalités techniques, d'aspect esthétique et de facilité d'utilisation.

Par ailleurs, il convient de définir précisément les indicateurs devant être monitorés une fois la solution déployée et comment les suivre. L’objectif est de pouvoir vérifier que les bénéfices escomptés seront bien là. À cet égard, les tableaux de bord intégrés à l'application joueront un rôle essentiel. Il est donc important de s'assurer que l'éditeur offre une capacité d'analyse performante.

Enfin, il est essentiel de ne pas négliger l'aspect conduite de projet et de tenir compte de l’expérience et de la méthodologie des éditeurs dans ce domaine.

L’entreprise peut avoir un vrai intérêt à recourir à des consultants experts pour l’accompagner dans les différentes étapes du projet, de l’audit de la solution en place à l’implémentation. En plus d’apporter leur point de vue externe, ils disposent d’une grande expérience dans la gestion de tels projets et d’une connaissance approfondie du marché.

Nous avons récemment adapté notre méthodologie de gestion de projets, en abandonnant notre ancienne approche basée sur un cycle en V au profit d'une approche agile et PRINCE2 (PRojects IN Controlled Environments). Celle-ci favorise la transition vers la nouvelle solution.

PRINCE2 et PRINCE 2 Agile

PRINCE2 est une méthode de gestion de projet structurée basée sur des processus se concentrant sur une planification détaillée, une allocation claire des rôles et des responsabilités, et la gestion du projet par étapes.

PRINCE2 Agile est une extension de la méthode PRINCE2 intégrant les principes agiles. Il offre une solution de gestion de projet qui combine la flexibilité et la réactivité de l'agilité avec la gouvernance définie de PRINCE2.

Il ne s’agit plus de livrer une solution clé en main après lecture du cahier des charges et analyse fonctionnelle, mais plutôt de co-construire la solution avec le client à travers des ateliers, des sprints, des formations, etc. Avec cette approche, le client voit la solution prendre forme devant lui.

La conception modulaire de notre solution, encore renforcée ces dernières années grâce à l'incorporation de nouvelles technologies, facilite une telle approche. La prise en main de nos solutions et leur paramétrage par les utilisateurs est facilitée et leur autonomie accrue.

Nous offrons une gamme de solutions avancées et spécialisées en matière de gestion de l'entrepôt et du transport.

Notre WMS peut en quelque sorte s’apparenter à un Lego. Il permet une modélisation et un suivi détaillé des processus et s’adapte à l’évolution du client au fil du temps.
Au-delà des fonctions classiques d’une telle solution, il est possible de :

• Bénéficier de préconisations de commande en fonction des historiques de consommation. Cette fonctionnalité se révèle particulièrement pertinente pour nos clients évoluant dans le secteur de la santé.
• Optimiser la gestion des ressources à travers des fonctionnalités avancées de Labour Management.
• Monitorer les opérations à travers la construction et la consultation de tableaux de bord.

Notre TMS est quant à lui spécifiquement dédié aux chargeurs. Modulaire, il comprend des fonctions comme l'édition d'étiquettes, le comparatif des grilles tarifaires des transporteurs, le contrôle de la facturation, l’analyse des opérations à travers des tableaux de bord complets et paramétrables, etc.

Les deux solutions peuvent être utilisées indépendamment ou conjointement, selon les besoins des clients. De la phase d’avant-vente à l’implémentation, chaque produit est soutenu par des équipes métiers, spécialisées en logistique et en transport.

Bio Express

Thomas TSCHINSCHANG est Directeur commercial de KLS. À ce titre, il a en charge la stratégie commerciale et le management des forces de ventes de l’entreprise. Il a auparavant occupé les postes d’Ingénieur d’affaires puis de Responsable Développement des Ventes France.

Thomas TSCHINSCHANG détient une formation supérieure en informatique et électronique.

Site Internet de KLS Group : https://www.kls-group.fr/