Dossier > Entrepôt / Transport > WMS / TMS : est-il temps d'en changer ? > Entretien ACSEP

‘‘ Le changement n’est pas une fin en soit, mais doit toujours être une opportunité ’’
Jean-Pierre GAUTIER, ACSEP

Jean-Pierre GAUTIER, Directeur des Métiers chez ACSEP.

Avis d'expert soumis dans le cadre du dossier : « WMS / TMS, est-il temps d’en changer ? »

Préambule

Qu’ils soient indépendants, connectés entre eux ou intégrés dans une même solution, les WMS et les TMS restent des systèmes d’information majeurs au sein de l’organisation globale d’une entreprise et plus précisément de l’organisation logistique.
Dans un monde qui souhaite toujours aller plus vite, sans laisser le droit à l’erreur, il est devenu primordial de maitriser l’ensemble de ces informations.

Aujourd’hui l‘offre de services proposés autour d’un produit devient presque aussi importante que le produit lui-même. Par exemple, j’ai besoin en urgence d’un article. Et si je ne peux pas le recevoir demain, je ne l’acheterai pas.

Bien évidement tout cela doit s’orchestrer dans un environnement économique viable qui est contraint de surveiller l’ensemble de ses performances en temps réel.

Enfin, au-delà de ces nouveaux services à opérer, un nouvel acteur vient chambouler les règles du jeu et les priorités associées. Le client final, en devenant le donneur d’ordre ultime, vient remettre en cause plusieurs concepts pourtant utilisés depuis de nombreuses années. Par exemple, le client final peut dorénavant décider que sa commande est prioritaire et peut choisir son transporteur !

Quels sont les signes indiquant qu'il est temps de changer de WMS ?

Ils sont de plusieurs ordres et d’importance multiples, mais peuvent être répartis en 3 grands ensembles :

1. Les performances techniques

Pour un total de flux équivalent, le nombre d’ordres en entrée et en sortie est en croissance constante et est aujourd’hui beaucoup plus important qu’il y a quelques années. Les commandes ont été atomisées, via notamment le e-commerce et la livraison BtoB, et le nombre d’informations contenues dans un ordre (entrée et sortie) est plus important.
Ces deux facteurs font que les calculs de vague vont « brasser » beaucoup plus de données et que les moteurs de calcul doivent être en capacité d’absorber ce nombre croissant d’informations.

2. La capacité à s’intégrer dans un écosystème plus riche et plus complexe.

Le nombre de connexions nécéssaires pour préparer une commande a été multiplié par 4 voire 5 en quelques années :

• Les connexions avec des SI internes : ERP, OMS, CRM…
• Les connexions avec du matériel interne : PDA, IOT, Robot…
• Les connexions avec des SI externes : bornes de transport, marketplace, bourses de fret…

Les solutions WMS etTMS ne peuvent plus être viables et efficaces si elles ne sont pas capables de s’interconnecter dans ce type d’organisation globale et internationale.

3. L’accès à des fonctionnalités performantes capables d’évoluer avec les besoins du marché

Communiquer avec plusieurs acteurs, être toujours plus performant à travers des process permettant de piloter et d’exploiter tout type de commandes et de services, pouvoir se connecter avec les nouvelles technologies… voici quelques exemples à retenir et mettre en priorité lors d’une veille technologique tournée vers toujours plus de services apportés aux clients.

Il faudra donc vérifier que la ou les solutions en place ne s’éloignent pas des nouveaux services que peuvent apporter d’autres solutions plus innovantes et à l’écoute du marché.

Sur ce point en particulier, une bonne relation avec l’intégrateur va être un atout majeur.

Enfin, l’un des meilleurs lanceurs d’alerte va être l’utilisateur lui-même. Sa « relation » avec le logiciel, qu’elle soit bonne ou mauvaise, va avoir des incidences directes sur les performances qualitatives et quantitatives, mais aussi économiques.

Ce suivi doit pouvoir s’opérer à travers un tableau de bord, simple, lisible et compréhensible par la majorité des services concernés. A ce titre, la capacité à mettre ces KPI’S en place et à les maintenir est souvent un des premiers signes révélateurs d’un changement à opérer.

Comment évaluer si une nouvelle solution serait plus efficace pour son entreprise ou si une mise à niveau peut suffire ?

Comme évoqué auparavant, plusieurs sources d’alertes peuvent initier une remise en cause des SI installés.

Selon les logiciels en place et les problèmatiques adressées, il faudra, dans la majorité des cas, intégrer la ou les solutions dans l’environnement global de l’organisation.

Un WMS ou un TMS ne fonctionnant que très rarement seuls, si une évolution doit avoir lieu, il faut effectuer au préalable une étude d’impact sur l’ensemble des services connexes à la logistique de l’entrepôt.

Une méthodologie de projet doit être mise en œuvre et des outils doivent permettre de suivre son application. Chez ACSEP, nous utilisons notamment le dossier de fonctionnement. Il s’agit d’un outil initié dès la conception qui permet, en plus de définir un périmètre de démarrage et les paramètres associés au WMS, d’archiver et d’enregistrer toutes les évolutions nécéssaires.

La relation avec l’intégrateur est primordiale. Ce dernier doit être proactif en communiquant régulièrement avec ses clients et en challengeant la ou les solutions en place afin d’éviter de « courir » après le besoin. Ce que nous faisons régulièrement avec notre équipe Conseil.
Il est donc important de bien valider le besoin, pour bien savoir si le SI sait y répondre.

Le changement n’est pas une fin en soit, mais doit toujours être une opportunité.

Nous avons pour habitude de dire qu’un logiciel, doit être installé/envisagé avant d’en avoir besoin. Si on déploie une solution alors que le besoin s’en fait déjà ressentir, la mise en œuvre sera plus longue.

Sauf à ce que la solution en place génère des grosses lacunes et des risques importants, une étude préalable avec l’intégrateur doit permettre de savoir si le SI en place est capable de répondre aux nombreuses problématiques et évolutions à venir.

Néanmoins, cette question de mise à jour peut être aujourd’hui obsolète dans des contextes SaaS. Depuis maintenant plusieurs années, nous proposons à nos clients IzyPro une mise à jour automatique de leur WMS, à l’image d’un OS sur un Smartphone pour lequel on ne se soucie plus de la mise à jour.

Quelles sont les nouvelles opportunités offertes par les solutions avancées ?

Elles sont de plusieurs ordres et leur niveau d’importance peut dépendre des spécificités de l’organisation logistique.

La tendance est fortement axée sur les fonctions de pilotage en utilisant à la fois :

• Les statistiques sur les actions passées, pour la partie amont,
• Les outils de simulation pour la qualification du portefeuile et les process à sélectionner (ils vont permettre de calculer, simuler et scénariser les actions à venir),
• Pour l’exploitation au quotidien, les solutions de pilotage, de gestion d’alerte, d’affectation et réaffectation, de gestion des ressources matériels,
• Les données collectées par le WMS et/ou le TMS, pour comparer le prévisionnel avec les performances réellement réalisées.

Ces nouvelles fonctionnalités vont dans le sens de l’adage qui prone que « Nous ne pouvons améliorer que ce que l’on peut mesurer ».

En parallèle de ces nouveaux outils destinés à mieux piloter son exploitation, il faut rester très attentif à la capacité de son système d’information métier à rester connectés au reste du monde.

Nous pourrions presque utliser le terme d’hyperconnectivité, ayant la capacité à s’intégrer dans un système d’information complexe et de pouvoir communiquer facilement avec les autres logiciels en place. Nous sommes là vraiment dans une orientation de service global au client final, où la notion de temps et de réactivité opérationnelle doit prendre tout son sens.

Comment sélectionner le bon intégrateur et la bonne solution ?

C’est un projet à part entière, donc il y aura un feeling à avoir entre les équipes, nous parlons là de culture commune.

Un bon intégrateur doit être à l’écoute, parler le même langage, apporter un œil neuf, prendre le recul nécessaire pour voir l’activité actuelle et future dans sa globalité. Un bon éditeur fait régulièrement évoluer ses solutions pour apporter de nouveaux services. Nous parlions de services associés au produit en introduction. C’est évidemment vrai dans notre métier.

En tant qu’éditeur et aussi intégrateur, notre philosophie première est le service client. On ne peut pas simplement vendre une solution. Il faut aussi maintenir, voire héberger la solution, former les équipes, les aider à mieux utiliser nos progiciels, assurer le support… C’est pour cela que depuis plus de 18 ans, nous élargissons régulièrement notre panel de services pour que nos clients restent concentrer sur leur activité première. De notre côté, nous nous assurons que tout soit opérationnel.

Quelles sont les étapes à suivre pour implémenter la nouvelle solution et gérer la transition ?

Même si l’utilisation de plusieurs logiciels dans les entreprises est courante, chaque nouvelle intégration doit être anticipée au maximum.

Une vision globale de l’organisation est primordiale afin de pouvoir arbitrer en fonction des contraintes de chaque service, et, au sein d’un service, celles de chaque utilisateur.

L’exercice, même s’il donne parfois l’impression d’être fastidieux, va très souvent permettre de simplifier et d’uniformiser les process. Il n’est pas rare de constater que des tâches à non-valeur ajoutée sont répétées plusieurs fois. Auditer et diagnostiquer permet souvent de rationnaliser. Cela représente un important travail de préparation en amont pour l’ensemble des équipes, mais, au final, il fait gagner un temps précieux !

C’est aussi, à ce stade, que le sujet crucial de la gestion de la donnée doit être étudié. Donnée qui, lorsqu’elle manque ou n’est pas disponible, multiplie les contraintes et augmente les spécifiques du ou des logiciels pour servir au mieux le métier.

Donnée qui, lorsqu’elle est disponible et accessible simplifie énormément l’utilisation opérationnelle des systèmes d’information, de l’exploitation, au pilotage en passant par l’utilisation faite par l’ensemble des services connexes à la supply chain.

De plus, dans le cadre d’une évolution sur la logistique et le transport, il faut profiter du fait que les mondes du WMS et du TMS se connaissent très bien, ce qui n’est pas toujours le cas entre les SI de l’entreprise.

La première étape de qualification des besoins va donc être essentielle :

• Lister les points positifs existants,
• Faire la liste des points négatif actuels,

Cela permettra de rédiger un cahier des charges ou un dossier de fonctionnement exhaustif qui, piloté par une personne ou un service, devra être validé par l’ensemble des autres services de l’entreprise.
Une fois ces étapes accomplies, avec ou sans accompagnement externe, la méthodologie de mise en œuvre va être tout aussi importante. Là encore, il faut se poser les bonnes questions.

• Démarche d’analyse initiale complète ou par POC et itérations ?
• Comment intégrer et former les key users, users internes et externes ?
• Comment assurer la coordination entre vision métier et informatique ?
• Comment organiser les tests ?
• Faut-il procéder par un Big bang ou une mise en œuvre progressive ?
• Quelle organisation mettre en place pour le maintien en condition opérationnelle ?

Il n’y a pas une réponse unique et universelle. Chaque cas nécessite une réponse adaptée. Nos clients nous demandent de plus en plus, de piloter cette étape, ou de les assister au quotidien dans l’intégration des solutions. Ces demandes se concentrent d’ailleurs de plus en plus vers de la formation à tous les niveaux d’exécution et de pilotage.

La gestion du risque, trop souvent négligée, va constituer un fil rouge sur l’ensemble du projet et est souvent un facteur clé de succès.

• Qualité de l’expression de besoin (Périmètre/Acteurs),
• Attention à ne pas confondre les moyens et les objectifs
• Disponibilité des ressources (nombre et qualité/expérience),
• Nombre d’interlocuteurs et présence ou non d’un chef d’orchestre,
• Capacité à tester les solutions individuellement et communément,
• Synchronisation des flux d’informations entre les SI
• Synchronisation du physique et de l’informatique
• Niveau de formation des utilisateurs,
• Gestion du changement et prise en compte de la culture de l’entreprise.

Enfin, pour mesurer la performance des solutions installées, il sera important d’intégrer dans le cahier des charges un maximum de données quantitatives et qualitatives.

Ce point de départ sera utile pour mesurer les gains apportés par le WMS et/ou le TMS. C’est logique et évident, mais pour pouvoir les mesurer, il faut savoir d’où on part. Les données de volumes et de performance sont donc essentielles.

Quelles solutions proposez-vous ?

Nous l’avons déjà abordé mais notre leitmotiv est véritablement le service avant tout. Nous sommes éditeurs de nos propres solutions mais aussi intégrateurs de solutions de nos partenaires comme Reflex et IBM par exemple.

Et que ce soit pour nos solutions, comme celles de nos partenaires, nous proposons systématiquement un accompagnement à 360° comprenant notamment les services managés, l’hébergement avec nos propres datacenters en France, le support, là aussi avec nos équipes basées en France, ou encore la formation métier et IT.

Nos collaborateurs bénéficient tous d’une solide expérience opérationnelle et/ou informatique. Ils ont donc une vision globale qui leur permet d’apporter une réponse complète et argumentée.

Nous nous appuyons aussi sur des méthodes de travail qui nous permettent de réaliser nos missions dans les délais et en totale transparence avec nos clients.

Pourquoi changer de solution pour passer à votre WMS ?

Je vais vous donner un exemple très opérationnel.

Les process métier en entrepot sont maintenant tous connus et très souvent disponibles sur les solutions SI de la profession. Les nouveaux enjeux portent maintenant sur la façon de piloter l’ensemble de ces process. C’est pour cela que nous avons depuis plusieurs années mis l’accent sur notre module d’ordonnancement qui permet de :

• qualifier en temps réel et automatiquement le portefeuille de commandes.
• scénariser l’organisation en fonction du format des commandes.
• associer différents process de préparation.
• simuler une charge.
• gérer automatiquement différents niveaux d’urgence grâce à une gestion d’attribution des ordres de préparation.

Cette solution de pilotage assistée par l’intelligence du WMS, vient faciliter la prise de décision et libérer du temps aux managers. Grace aux scénarios automatisables, la meilleure commande sera lancée au meilleur moment avec le meilleur process. Les impacts directs vont porter sur la productivité, la capacité de production et la qualité qui en découle.

De plus, choisir notre WMS, c’est aussi choisir l’équipe qui va autour ! Et c’est très souvent ce qui ressort lorsque nous interrogeons nos clients après le déploiement. Ils soulignent notre écoute, notre implication, la qualité de notre accompagnement et le respect de leur culture d’entreprise. Au-delà des nouveaux enjeux évoqués et de l’obligation de résultat, il apparait donc évident que la parfaite maîtrise du projet d’intégration va engager l’entreprise.

La méthodologie, les acteurs (qu’ils soient internes ou externes) devront prendre en compte toutes les problématiques liées à l’intégration. En particulier dans les interactions quotidiennes entre le WMS et le TMS.

Bio Express

De formation technicien supérieur en logistique, Jean-Pierre GAUTIER a occupé différents postes de Direction d’Entrepôt et de Projets chez Hays Logistique (désormais Kuehne+Nagel). En 2000, il cofonde l’éditeur L4 Epsilon, entreprise au sein de laquelle il occupe la Direction des Opérations puis la Direction Générale. En 2011, il rejoint ACSEP en tant que Directeur des Métiers. À ce titre, il apporte son expertise opérationnelle dans l’organisation et l’intégration des projets, il définit la roadmap du WMS IzyPro développé par ACSEP en regard de l’évolution des métiers et des schémas de distribution et il conseille les entreprises dans leurs choix stratégiques et opérationnels.

Site Internet d'ACSEP : https://www.acsep.com/