Dossiers > Entrepôt / Transport > WMS / TMS > Comment assurer un déploiement sans accroc ? > Entretien Docloop

‘‘ Modularité et interopérabilité : clés d’un déploiement TMS fluide et performant ’’
Aymeric LE PAGE, DOCLOOP

Aymeric Le Page, Co-founder & CEO chez Docloop.

Entretien réalisé le mardi 17 décembre 2024 par Frédéric LEGRAS, Directeur du Portail FAQ Logistique dans le cadre du dossier : « TMS / WMS : Comment assurer un déploiement sans accroc ? »

Dans un projet TMS, choisir une solution qui répond aux besoins actuels tout en anticipant les évolutions futures est crucial. Modularité, interopérabilité et évolutivité sont les piliers d’un déploiement réussi.

Ces éléments déterminent directement la capacité de l’entreprise à tirer pleinement parti de son TMS dans un environnement logistique en constante évolution. Ignorer l’un de ces critères peut mettre en péril le succès du projet, en engendrant des inefficacités ou des coûts élevés sur le long terme. Pour y remédier et garantir un déploiement optimal, plusieurs aspects méritent une attention particulière. Il est en particulier essentiel de considérer les trois aspects suivants :

1. 1️⃣ L’adaptation des processus

Les TMS sont généralement conçus autour de processus standards, ce qui oblige les entreprises à un choix stratégique :

• Aligner leurs processus internes sur ceux de la solution, au prix d’une conduite du changement souvent complexe à mener.
• Opter pour une personnalisation de l’outil qui peut s’avérer coûteuse.

Docloop propose une troisième voie, avec une solution flexible permettant de connecter les documents et données des systèmes existants de l’entreprise à son TMS, sans avoir à modifier profondément les processus ni à recourir à une personnalisation excessive. Docloop harmonise les flux de données, facilite la gestion documentaire et assure une communication fluide entre les outils. Cette approche limite les ajustements nécessaires tout en optimisant l’intégration.

1. 2️⃣ La structure du TMS choisi

La vision d’une solution unique adressant l’ensemble des besoins de l’entreprise me semble dépassée. Un TMS moderne doit être modulaire et interopérable, conçu pour répondre aux exigences variées et en constante évolution des organisations. Il doit fonctionner comme un hub connecté à des outils spécialisés, comme l’intelligence artificielle pour optimiser les opérations, ou Docloop pour simplifier les flux documentaires et garantir leur compatibilité avec d’autres systèmes. Cette approche offre la flexibilité et l’adaptabilité essentielles dans un environnement où les entreprises collaborent avec divers partenaires (transporteurs, prestataires, clients…) et où il est crucial d’anticiper les évolutions réglementaires et environnementales tout en adoptant les meilleures technologies disponibles.

Cependant, opter pour un TMS modulaire et interopérable suppose de pouvoir compter sur des équipes prêtes à relever les défis technologiques associés. Elles doivent maîtriser les nouvelles technologies et les techniques d’intégration, telles que les API et la gestion de larges sets de données, afin d’exploiter pleinement le potentiel de ces solutions. Si cela peut sembler complexe pour des organisations habituées aux systèmes intégrés, il s’agit d’un changement indispensable pour rester compétitif. Les jeunes générations, souvent formées aux approches technologiques les plus récentes, représentent un atout majeur pour accompagner cette transition.

1. 3️⃣ L’anticipation des évolutions futures

Un TMS qui ne peut s’adapter aux rapides avancées technologiques ou aux nouveaux besoins du marché deviendra rapidement obsolète. Il est donc essentiel de choisir une solution conçue pour intégrer des mises à jour régulières. Certaines solutions fonctionnent encore sur des licences client-serveur, nécessitant des upgrades manuels. Bien que ces systèmes puissent sembler économiques à court terme, ils freinent l’innovation et limitent considérablement la flexibilité sur le long terme.
A contrario, les solutions en SaaS offrent des mises à jour continues sans coût additionnel, s’adaptant plus facilement aux évolutions technologiques.

Une réflexion stratégique sur ces trois dimensions est indispensable pour éviter les pièges courants et s’assurer que le TMS choisi contribue durablement à la performance de l’entreprise.

Docloop est un projet lancé il y a quelques années par l’éditeur de logiciels Marseille Gyptis International (MGI), leader dans la gestion de flux de données portuaires (Marseille-Fos, Dunkerque, Papeete, …). L’initiative est née d’une consultation auprès de 200 membres de la communauté portuaire pour identifier leurs enjeux et priorités. Docloop est arrivé en tête des 38 projets proposés, témoignant de l’urgence de répondre aux défis liés à la gestion documentaire.

L’enjeu est en effet majeur. Pour un conteneur expédié de Chine vers la France, une trentaine d’acteurs échangent en moyenne une cinquantaine de documents : factures, listes de colisage, BL, certificats phytosanitaires, lettres de crédit, et bien d’autres. Pourtant, selon des études de l’ONU et de McKinsey, moins de 1 % de ces échanges sont entièrement digitalisés, et 90 % des documents sont réimprimés au moins une fois. Avec 800 millions de conteneurs transportés chaque année, cela représente environ 1 000 milliards d’échanges documentaires. Les conséquences sont lourdes, à la fois sur le plan écologique, en raison des réimpressions massives, et sur le plan productif, avec 900 millions d’heures perdues chaque année en ressaisie de données entre systèmes.

Docloop simplifie les échanges documentaires entre les acteurs de l’industrie grâce à sa plateforme IA d'interopérabilité permettant d'automatiser l'extraction de données depuis n'importe quel document (PDF, email,…) et l’envoyer dans les systèmes de nos clients et partenaires au bon format. En simplifiant les flux documentaires et en automatisant les échanges, Docloop apporte une solution innovante qui réduit ces inefficacités tout en diminuant l’impact environnemental.

Docloop a ainsi placé la RSE au cœur de sa démarche. Soutenus par l’ADEME et lauréats du projet PIA4 (Programme d’investissement d’avenir, 4ème programme) de France 2030, nous concentrons donc nos efforts sur la réduction de l’utilisation du papier, la promotion de la frugalité numérique et l’établissement de standards. Ces engagements ne se limitent pas à une démarche d’image, mais répondent à des enjeux réglementaires et sociétaux qui deviendront rapidement incontournables.

Plateforme IA Cliquez sur le visuel pour l'agrandir.

Contrairement à la logistique B2C, où des géants comme Amazon imposent des standards unifiés, le fret B2B manque d’un acteur dominant capable de structurer le secteur. Le marché reste fragmenté, avec des entreprises comme CMA-CGM, MSC, Maersk, ainsi que certains éditeurs de logiciels, chacun ayant développé ses propres suites d’outils et appliquant ses propres normes. Cette fragmentation pose problème, surtout pour les petits transporteurs, qui doivent collaborer avec ces nombreux acteurs, et pour lesquels se connecter à tous ces écosystèmes demanderait trop de ressources pour un retour sur investissement inadapté.

À la fin des années 2010, plusieurs initiatives ont tenté de résoudre ce problème avec une approche descendante. Par exemple, TradeLens, une plateforme blockchain créée par Maersk et IBM, cherchait à standardiser la digitalisation des chaînes d’approvisionnement en proposant un nouveau protocole. Malgré des investissements de plusieurs dizaines de millions, cette tentative a échoué.

Chez Docloop, nous avons choisi une approche différente. Plutôt que d’imposer un nouveau standard par le haut, nous identifions le plus petit dénominateur commun pour connecter les différents systèmes en s’appuyant sur les utilisateurs finaux.

Aujourd’hui, sauf dans les cas où les volumes justifient des échanges directs entre acteurs, les données transitent encore majoritairement via e-mails et fichiers PDF, ce que nous appelons le plus petit dénominateur commun en termes de standard pour l’industrie. Notre solution permet d’extraire ces données non structurées de ces documents, de les convertir en suivant des standards industriels, tels que l’eFTI en cours d’adoption en Europe, et de les adapter aux formats des systèmes existants (TMS, WMS, ERP, etc.). Grâce à cette approche, nous sommes en mesure de traiter environ 80 % des cas.

Ce processus offre plusieurs avantages :

• Gestion simplifiée des dossiers pour les transporteurs, commissionnaires et transitaires.
• Pré-déclarations douanières automatisées, facilitant le travail des déclarants et chargeurs.
• Réconciliation des factures, y compris pour celles hors du champ de la facturation électronique obligatoire en France (intracommunautaires ou internationales), ou d’autres types de données (contrats, certificats, …)

Docloop fonctionne également comme un complément (add-on) aux plateformes de dématérialisation partenaires (PDP), en gérant tout ce qui échappe au périmètre de la facturation électronique (factures intra- ou extra-communautaires par exemple). L’objectif est d’automatiser au maximum ces échanges en rendant compatibles ces fichiers PDF envoyés par courrier électronique, tout en les enrichissant si nécessaire avec des données internes ou externes. Cette approche permet de connecter les systèmes de manière simple et efficace, même dans des environnements complexes.

L’objectif de Docloop est en fait d’absorber tout type de format et de transmettre les données vers tout type de système dans les secteurs du transport et de la logistique, notamment :

• Les TMS transporteurs et transitaires, pour centraliser et optimiser les échanges.
• Les outils de déclaration douanière, pour automatiser et sécuriser les formalités.
• Les banques et assurances, pour gérer lettres de crédit, réconciliations et mise en conformité documentaire.
• Les ERP pour le suivi comptable et financier.

Un connecteur unique suffit. Plutôt que de multiplier les connexions point à point entre chaque acteur et des TMS comme ceux d’Akanea ou Eureka, Docloop adopte une approche multipoints. Les données de centaines de clients sont centralisées, puis transmises efficacement aux différents systèmes. Ce modèle remplace les connexions one-to-one par une structure many-to-one, voire many-to-many. Nos partenaires s’y retrouvent, et nos clients aussi.

La commercialisation de Docloop a véritablement débuté en septembre 2023, ce qui fait de nous une jeune entreprise. Nous avançons progressivement, en développant différents cas d’usages. Au fil du temps, nous comptons élargir notre offre en créant davantage de connecteurs pour nous intégrer à divers systèmes industriels, en France, en Europe et à l’international, notamment aux États-Unis, en Afrique et en Amérique latine. L’objectif est de proposer une solution complète et adaptée à un large éventail de besoins.

Ecran Docloop Cliquez sur le visuel pour l'agrandir.

Docloop apporte des solutions concrètes pour maximiser la productivité et assurer une gestion fluide des échanges, quel que soit l’avancement du projet.

Changer de TMS étant un processus pouvant s’étaler sur deux à trois ans, nous pouvons intervenir pendant cette période pour assurer l’interopérabilité des flux existants et dématérialiser les échanges documentaires. En moyenne, nos clients constatent des gains de productivité de 80 % et une réduction des erreurs de saisie de 86% dès le premier mois, ce qui leur offre une solution transitoire tout en optimisant leurs processus.

Lors du déploiement d’un nouveau TMS, Docloop joue un rôle clé en facilitant la transition. Par exemple, avec AGL (ex Bolloré Logistics Africa), nous avons géré les flux temporaires pour assurer une continuité des opérations. Nous avons également intégré des solutions d’OCR et de traitement intelligent des documents (IDP) pour garantir une compatibilité optimale avec les nouveaux systèmes.

Une fois le nouveau TMS en place, Docloop reste un outil important pour compléter la digitalisation des flux. Même avec une solution avancée, de nombreux flux, notamment à faible volume, mais chronophages, restent non automatisés. Ces flux peuvent s’apparenter à un long tail documentaire, représentant 80 % des éléments à traiter pour seulement 20 % de la valeur ajoutée.

En se concentrant sur ces flux complexes et souvent négligés, Docloop permet aux utilisateurs de se recentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée. Ce rôle de complément est crucial pour éviter des coûts d’intégration élevés tout en garantissant une gestion efficace des flux moins prioritaires, mais néanmoins stratégiques pour la continuité des opérations.

Dans un monde où digitalisation rime avec désintermédiation, nous aidons les TMS transitaires et transporteurs à se moderniser en proposant des solutions d’IA pour leurs clients, et en leur permettant de se connecter facilement à des systèmes variés, même lorsqu’ils utilisent des formats ou standards différents. Notre solution automatise les échanges et accompagne l’intégration des données, avec un connecteur déployé en seulement quelques jours.

Conçu comme un middleware léger, Docloop est simple à mettre en œuvre et repose sur un modèle économique basé sur l’usage. Les forfaits adaptés aux volumes permettent de maîtriser les coûts et de s’autofinancer grâce aux gains de productivité générés (souvent supérieurs à 80 %), tout en offrant une flexibilité ajustée aux variations d’activité.

Notre solution est également configurable, avec des standards pré-packagés et des outils de configuration permettant une adaptation rapide sans lourds développements. Docloop peut être proposé en marque grise (« Powered by Docloop ») ou en marque blanche, offrant une expertise IA ou OCR parfaitement intégrée et accessible à nos TMS partenaires.

Nous insistons sur l’importance de procéder par étape, en commençant avec un premier cas d’usage simple comme la douane export ou les ordres d’affrètement. Cela favorise un démarrage rapide, permet de prouver la valeur de notre solution aux utilisateurs finaux, dans un souci de conduite du changement, et pose les bases pour des projets plus ambitieux. Les éventuels ajustements sont réalisés sans perturber l’ensemble des opérations, rassurant ainsi nos clients et facilitant l’adoption.

Notre méthodologie s’appuie sur des outils collaboratifs modernes, comme les espaces Notion et les chats Teams ou Slack, ou encore des vidéos Loom, qui améliorent la communication et accélèrent les processus de mise en œuvre. Lorsque ces outils ne conviennent pas, nous nous adaptons aux systèmes existants des clients. Cette approche flexible simplifie la transition entre une collaboration synchrone et asynchrone, tout en réduisant les délais et en améliorant la qualité du travail.

L’utilisation de notre solution vise à réduire le temps passé sur des opérations à faible valeur ajoutée. Cette quête d’optimisation du temps s’applique également à l’implémentation de nos solutions. Nous nous efforçons de limiter ce processus à quelques jours à peine. Nous adoptons une approche collaborative avec nos clients, en validant rapidement les spécifications et la personnalisation de la solution.

Outre le temps, les autres indicateurs clés que nous monitorons sont : le respect du budget, la satisfaction client et le respect des exigences fonctionnelles.

La configuration de nos solutions repose sur une approche hybride et évolutive. Jusqu’à ces derniers mois, nos équipes prenaient systématiquement en charge l’ensemble du processus, garantissant une mise en place rapide et sécurisée.

Cependant, ayant mis en œuvre un fonctionnement différent dans un projet récent, nous nous orientons progressivement vers un modèle de super utilisateurs, pouvant gérer eux-mêmes une grande partie des configurations.

L’objectif est que ces utilisateurs formés soient capables de manipuler le référentiel et d’ajuster les paramètres selon leurs besoins, les aspects stratégiques ou sécuritaires restant sous notre contrôle, car ils exigent une expertise spécifique. Nous cherchons à accorder davantage d’autonomie à nos clients, tout en assurant un accompagnement adapté.

L’objectif est de rendre nos utilisateurs rapidement autonomes grâce à des ressources adaptées. Pour les cas les plus simples, un simple video call est organisé avec un support hypercare. Pour les cas plus complexes, nous fournissons des pages Notion regroupant des guides détaillés et des vidéos explicatives pour leur permettre de comprendre les fonctionnalités à leur rythme.

Pour les premières utilisations, un accompagnement direct est proposé afin de répondre à leurs questions et de les mettre en confiance. Notre outil étant intuitif, cette phase est souvent rapide.

Nous continuons à standardiser nos supports tout en préservant une dimension humaine. En cas de besoin, les utilisateurs savent qu’ils peuvent nous écrire, et que nous leur répondrons rapidement.

Certains clients adoptent également des centres-services, regroupant des super utilisateurs spécialisés dans la solution. Ces centres prennent en charge la gestion et la vérification des flux documentaires, libérant ainsi les opérateurs des tâches répétitives.

Ce modèle centralisé a plusieurs avantages : il réduit le nombre d’utilisateurs à former, améliore la productivité et aide à maintenir des coûts réduits.

En 2025, nous visons l’Europe et les États-Unis, tout en renforçant notre rôle de facilitateur pour des flux documentaires fluides et connectés. Notre ambition : transformer la logistique en alliant modularité, interopérabilité et simplicité. Nous continuons de développer des fonctionnalités clés pour le marché, améliorons les performances de notre IA et de nos écrans avec pour seul objectif la réduction du temps passé sur la saisie et validation de données pour les utilisateurs, et nous travaillons main dans la main avec l’Europe pour aider à l’adoption du standard eFTI dont l’arrivée se rapproche.

Bio Express

Diplômé de SKEMA Business School, Aymeric Le Page a occupé des postes clés en stratégie, transformation, et direction générale chez Accenture, Nestlé, et Per Angusta (achetée par SpendHQ en 2022) en France et aux Etats-Unis avant de co-fonder Docloop. Avec une solide expertise internationale, il ambitionne de révolutionner l’interopérabilité et la gestion documentaire dans la logistique à l’aide de l’intelligence artificielle.

Site Internet : https://www.docloop.io/
Page LinkedIn : https://www.linkedin.com/company/docloop/