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La préparation de commandes est une des fonctions principales assurée par les entrepôts et les magasins.

Voici quelques éléments d’ordre général sur cette opération ainsi que quelques conseils de simple "bon sens" qu'il est bon d’avoir en tête.

Importance de la préparation de commandes

Véritable opération à valeur ajoutée, la préparation de commandes consiste à collecter les articles stockés dans l’entrepôt et à les regrouper avant de les expédier aux clients.

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Réussir à rationaliser et à optimiser cette tâche permet à la fois de gagner en productivité et à améliorer la qualité de service et donc l’image de marque de l’entreprise (prélevement des bonnes références en bonnes quantités, envoi des commandes dans le respect des délais négociés avec les clients, etc.).

Les informations nécessaires aux préparateurs

Pour préparer des commandes, les informations suivantes sont nécessaires :

• Adresses picking des références à préparer
• Quantités à prélever
• Zone(s) où regrouper les références

Grâce à ces informations, le préparateur est en mesure de connaître son chemin de préparation de commandes (ordre de prélèvement des articles).

Les informations sont transmises aux préparateurs sur des documents papiers (bons de préparation) ou bien sur des terminaux informatiques embarqués. A noter que le mode de préparation vocal est actuellement en développement chez certains éditeurs de Progiciel de Gestion d’Entrepôt (Warehouse Management System - WMS).

Ce mode de préparation semble prometteur aussi bien en terme de productivité que de qualité de service. Il permet en outre de garder les mains libres puisque les échanges d’informations avec le système s'opérent par casque et micro !

L'utilisation de codes-à-barre

Lorsque le préparateur utilise un terminal informatique embarqué, il est possible d’utiliser les codes-à-barre. Ceux-ci collés aux articles (sur les PCB, par exemple) et / ou sur les emplacements permettent d’assurer au préparateur qu'il se trouve bien devant l’emplacement requis et que la référence qu'il compte prélever est la bonne.

En outre, ce système permet de suivre instantanément les mouvements de marchandise et de mettre à jour les stocks. Les erreurs dues à la saisie sont également réduites.Il est bien évidemment indispensable de mettre à jour informatiquement les stocks en fonction des références et quantités de manière à pouvoir enclencher des réapprovisionnements picking et ainsi éviter les ruptures lors des préparations suivantes.

Les différents types de préparation de commandes

La préparation de commandes peut s'effectuer à partir de plusieurs agrés qu'il est possible de combiner en fonction des volumes à traiter :

• la palette
• le Par ComBien - PCB (Bien souvent le colis)
• le Sous Par ComBien - SPCB
• l’Unité de Valeur - UV
  

Affectation préparateur(s) / commande(s) - Avantages et inconvénients

	Un préparateur		Plusieurs préparateurs
Une commande		Points positifs : Préparateur responsable de "sa" commande Meilleure fiabilité Simplicité		Points positifs : Simplicité Moins de déplacements (préparateurs affectés à des zones qu'ils connaissent "par cœur"... ce qui est par ailleurs risque d’erreur (voir ci-dessous)
		Points négatifs : Moindre optimisation des trajets Pas de "massification" des prises (alors que le temps nécessaire pour prélever deux UV ou une seule est quasiment le même) Fatigue et risque d’erreurs		Points négatifs : Risque de "goulets d’étranglement" si la commande est préparée successivement entre les zones. Nécessité d’optimiser la répartition entre les zones pour que la disparité d’activité avec la zone précédente ne bloque pas l’activité de zone suivante. En cas de traitement simultané, ce risque disparaît Risque d’erreurs dues à l’habitude des préparateurs de travailler dans leur zone (lorsque le préparateur a l’habitude, il ne vérifie plus) Pas de "massification" des prises (alors que le temps nécessaire pour prélever deux UV ou une seule est quasiment le même) Moindre possibilité de suivre l’activité des préparateurs
Plusieurs commandes		Points positifs : Optimisation des trajets "Massification" des prises (le temps nécessaire pour prélever deux UV ou une seule est quasiment le même)		Points positifs : Optimisation des trajets "Massification" des prises (le temps nécessaire pour prélever deux UV ou une seule est quasiment le même) Moindre déplacements (préparateurs affectés à des zones qu'ils connaissent "par coeur"... ce qui est par ailleurs risque d’erreur (voir ci-dessous)
		Points négatifs : Tâche supplémentaire de regroupement des articles pour reconstituer les commandes Complexité		Points négatifs : Risque de "goulets d’étranglement si la commande est préparée successivement entre les zones. Nécessité d’optimiser la répartition entre les zones pour que la disparité d’activité de la zone précédente ne bloque pas l’activité de zone suivante Risque d’erreurs dues à l’habitude des préparateurs de travailler dans leur zone (lorsque le préparateur a l’habitude, il ne vérifie plus) Moindre possibilité de suivre l’activité des préparateurs

Facteurs d’optimisation de la préparation de commandes

Pour obtenir une efficacité et efficience dans le processus de préparation de commandes (en terme de coûts, délais et qualité), on peut appliquer les axes suivants (liste non exhaustive) :

• Réduire la longueur des trajets :

  • En optant pour une classification et un rangement des références du type ABC (références les plus commandées en volume sont situées aux endroits les plus accessibles. Pour en savoir plus voir La méthode ABC (loi de Pareto) )
  • En respectant des circuits de préparation qui n'obligent pas le préparateur à passer plusieurs fois au même endroit (ordre de prélèvement optimisé)

• Limiter les ruptures de charge :

  • En renseignant au fur et à mesure les mouvements de marchandise (rigueur des préparateurs et caristes requise)
  • En utilisant un outil de pilotage de l’entrepôt en temps réel
  • En réapprovisionant le picking de manière efficace

• Limiter les risques d’avaries :

  • En mettant en place des chemins de préparation de commandes qui respectent la nature des produits (ne pas préparer en même temps des articles toxiques avec de l’alimentaire par exemple)
  • En prélevant les articles dans un ordre qui respecte le poids et la densité des articles (au cours de la préparation, placer les articles les plus denses en dessous des articles fragiles)

• Optimiser l’accessibilité des articles

  • En ne placant pas les références lourdes en hauteur
  • En ne rangeant pas les articles trop en profondeur dans les étagères
  • En mettant en place des allées de préparation qui permettent aux préparateurs de se croiser et de se doubler
  • En ne lançant pas en même temps trop de préparations dans la même zone (risques d’embouteillage devant les emplacements picking des références à plus forte rotation)

• Utiliser les meubles de rangement adaptés aux caractéristiques des produits

  :
  • En choisissant des meubles de stockage en fonction de la rotation des références (par exemple les dynamiques pour les articles à forte rotation). Voir : les croquis d’étagères et de dynamiques colis, meubles utilisés pour le picking (préparation de commandes)
  • En choisissant des meubles de stockage en fonction du volume et de la densité des articles

• Améliorer l’ergonomie des postes de travail

Exemple de processus de préparation de commandes :

1. Pour des palettes complètes (directement à partir d’un emplacement de la zone de stockage)

   • Réception d’une mission cariste radio de traitement d’une palette.
   • Déplacement du cariste à l’adresse de stockage indiquée
   • Prise de la palette sur un chariot
   • Lecture de l’étiquette de la palette
   • Dépose de la palette dans la zone d’expédition
   • Validation de la dépose
   • Mise à jour des déplacements

2. Pour la préparation de colis complets

   • Édition de la liste de picking et des étiquettes identifiant les colis à préparer
   • Déplacement du préparateur à l’adresse de picking indiquée - Prélèvement du colis
   • Étiquetage
   • Dépose du colis étiqueté dans un chariot de préparation de commandes
     
   • Mise à jour des déplacements
     
     

3. Pour la préparation des références à l’UVC

   • Réception d’une mission radio de préparation multi-commandes
   • Édition des étiquettes identifiant les colis de sur-emballage
   • Confection des colis de sur-emballage précolisés
   • Étiquetage des colis de sur-emballage précolisés
   • Déplacement du préparateur à l’adresse picking indiquée
   • Lecture de l’étiquette de l’emplacement picking
   • Lecture de l’étiquette du colis (indication de la quantité à déposer dans le colis)
   • Dépose de l’UVC dans le colis précolisé et étiqueté
   • Validation du traitement de chaque ligne au fur et à mesure de la préparation. Les données de la ligne suivante sont transmises après confirmation de la ligne précédente.
   • Mise à jour des déplacements

Pour aller plus loin

Nos conseils de lecture

Entrepôts et magasins : Concevoir et améliorer une unité de stockage de Michel Roux Ce livre très complet propose une démarche simple et claire pour concevoir une installation de stockage et de préparation de commandes rationnelle et performante ou pour améliorer un magasin existant. Michel Roux donne au responsable en charge d'un tel projet toutes les clés pour réussir, dans le cadre d'une méthodologie rigoureuse allant de l'étude à la réalisation du projet. Il analyse les besoins et présente les moyens disponible sur le marché pour les satisfaire : équipement statiques et mobile, logiciel...sans oublier les questions de ressources humaines, sous-traitance, sécurité, transport... Cet ouvrage s'adresse à tous ceux qui sont concernés par la conception ou l'exploitation d'un magasin de stockage et de préparation de commandes, ainsi qu'aux élèves ingénieurs et étudiants en logistique. Il peut être accompagné de Optimisez votre logistique d'entrepôt, du même auteur, qui regroupe toutes les données numériques nécessaires lors de la conception d'un entrepôt.

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