Numéro 5)

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Article extrait des Logiguides de GROUPE GCL, cabinet de conseil en logistique.

Nous entendons souvent parler de l’implantation de systèmes d’informations et des histoires d’horreur que les employés et les gestionnaires ont vécues. Heureusement, ce n’est pas toujours le cas.

Certaines entreprises réussissent à implanter un système de gestion d’entreposage sans interruption de service et dans les délais requis.

Pour y parvenir, le développement et le suivi d’une méthodologie est essentielle. Nous vous présentons un survol des éléments clés et de certaines mises en garde pouvant servir de guide lors de l’implantation de tels systèmes.

Un élément important dont il faut tenir compte lors de l’implantation et du choix du système est l’environnement interne dans lequel celui-ci sera implanté et la capacité d’intégration des ressources humaines en place.

Les principales caractéristiques de l’environnement interne que l’on retrouve dans ce genre de projet sont définies en fonction des éléments suivants : l’importance du service à la clientèle, les catégories de produits et les types d’entreposage requis (température ambiante, réfrigérée ou congelée, contrôle des dates d’expiration et des lots, produits contrôlés, matières dangereuses, etc.), les normes et les règlements internes et externes contrôlant le secteur d’industrie, la valeur monétaire des produits et le niveau de sécurité élevé requis.

Il est aussi très important de bien cibler les objectifs du projet, de les définir clairement et d’être réaliste face à ceux-ci. Une fois ces éléments bien identifiés, il est plus facile de procéder à l’étape de sélection du système.

Une fois le système choisi, les étapes d’implantation du système commencent. Nous vous présentons ci-dessous une méthode d’implantation reconnue qui, suivie rigoureusement, permet d’obtenir les résultats escomptés.

WMS

Importance d’une bonne préparation avant le Jour 1

Nous ne pouvons mettre assez d’emphase sur l’importance d’une bonne préparation pour assurer un démarrage sans problème. Les activités sur lesquelles l’emphase doit être mise avant l’implantation sont :

L’implication des employés dès le début et pour tous les secteurs reliés au projet;
La formation;
Les tests : tester, tester et encore tester les systèmes;
Tests « live » avec des cas pratiques de tous les secteurs. Ne pas se contenter d’essais théoriques. Utiliser les vrais cas;
Bonne préparation physique de l’entrepôt;
Prise d’inventaire assurant la précision des données;
Préparation d’un plan de conversion détaillé.

Étapes pour le Jour 1

Le premier jour de l’utilisation du système comporte de nombreux défis et exige également d’être très structuré. Le mot d’ordre est de suivre le plan de match, d’avoir des équipes de support dédiées sur place et des objectifs réalistes. Et malgré l’emphase mise sur la préparation, il faut avoir un bon plan de contingence en main!

Ces facteurs de succès ont été relevés lors de différents projets. Ils se résument ainsi :

Implication et « commitment » de l’équipe et de la direction à toutes les étapes du projet;
Implication des intervenants de tous les secteurs concernés;
Accompagnement externe et directeur de projet sur place;
Formation appropriée;
Choix des « super users » et leur implication dès le début;
Les tests : tester, tester et encore tester;
Rédaction d’un document d’analyse clair et mise en place d’un processus de validation rigoureux;
Documentation des processus opérationnels et des modifications du système;
Précision des données servant à la configuration;
Processus de planification et de suivi rigoureux;
Choix d’un moment opportun pour le démarrage;
Mise en place d’un plan de communication tout au long du projet.

Un défi important…mais réalisable!

L’implantation d’un WMS constitue un défi important, mais que plusieurs entreprises réussissent à relever en utilisant une méthodologie rigoureuse et en ayant les ressources appropriées. Nous espérons que ce survol pourra démystifier les cas d’implantation et en faire ressortir les avantages concurrentiels que les entreprises peuvent en retirer.

Lucie Le François, Ing., MBA
Directrice de projet, Groupe GCL
www.gclgroup.com

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