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INTERVIEW

‘‘La Convergence des systèmes d’information, juste une simplification des flux ?’’ E. SCHMITT, CHRYMELIE

Avis d'expert d'Emmanuelle SCHMITT, Consultante CHRYMELIE.
Avis d'expert soumis dans le cadre du dossier thématique « Digitalisation de la supply chain ».

Qu’appelle-t-on convergence des systèmes d’information ?

La convergence est le fait de faire tendre deux entités vers un objectif commun, un même but, un même résultat. La convergence de systèmes d’informations s’inscrit dans cet esprit. Il s’agit de mettre en commun un outil informatique qui permettra de réunir en un seul système les besoins spécifiques de chaque entité.

Autres contributions Jean-Pierre GAUTIER, Directeur des métiers chez ACSEP ‘‘ La digitalisation de la supply chain n'est pas un objectif, mais un moyen ’’ Alexia NARVOR, Marketing Manager Transporeon ‘‘ La digitalisation du secteur s’accélère’’ Bruno LACOSTE, Responsable Commercial d’A-SIS ‘‘ Il ne suffit pas de brancher un nouveau système pour que la digitalisation soit effective  ’’ Jérôme BOUR, Directeur de DDS Logistics ‘‘ La digitalisation du transport va se banaliser ’’ Arnaud MARTIN, Directeur Marketing d’AKANEA ‘‘ Le système d’information n’est qu’un support de la digitalisation supply chain ’’

Lorsqu’il s’agit de la fusion de plusieurs entreprises, ou qu’une structure est historiquement composée d’un certain nombre de filiales autonomes notamment à l’international, le choix peut être opportun de rationaliser les outils informatiques utilisés dans les différentes entités. Parmi les outils communément mutualisés, on relève :

• les outils « socle » de l’entreprise que sont les ressources humaines, la finance, les outils bureautiques et de communication …
• les outils en relation avec les fournisseurs ou clients externes de fonction identique : outil de prise de rendez-vous, outil d’achat/vente, …
• Beaucoup de commerces, organisés sous forme de filiale
• Les outils liés au cœur de métier de l’entreprise lorsque deux entreprises sont d’activités similaires : Transport, Production, Gestion des stocks, Approvisionnements …

Pourquoi faire un projet de convergence dans la supply chain ?

Rappelons que la supply chain est composée de 3 flux principaux :

• Flux physiques
• Flux financiers
• Flux d’information

Ces trois flux sont intrinsèquement liés et doivent être pris dans leur globalité. Ainsi, un projet de convergence de Systèmes d’Information dont l’impact sur le flux d’information est direct, aura également un impact positif sur les flux financiers et sur les flux physiques.

Deux principaux objectifs sont poursuivis dans un projet de convergence ; la rationalisation des processus et la réduction des coûts.

La rationalisation des processus peut consister dans le fait d’appliquer à un spectre étendu, une méthodologie qui a pu faire ses preuves en appliquant les bonnes pratiques relevées unitairement dans les différentes entités. Elle permet également de faciliter la mutualisation des compétences et des connaissances en touchant un plus grand nombre d’acteurs qui ne se connaissaient peut être pas, l’expertise du processus et du métier étant partagée, elle en devient pérenne.

Un projet de convergence c’est également l’optique d’une diminution des coûts. En effet, bien que la mise en place d’un outil commun représente un investissement, les perspectives de gains sont considérables :

• En termes de maintenance : diminution du nombre de serveurs, hébergeurs …
• En termes de ressources humaines : mutualisation des compétences techniques et fonctionnelles.
• Une réduction des coûts opérationnels grâce à la rationalisation des processus.
• Une optimisation et accélération des flux dans tous les aspects de la supply chain.

Quelles problématiques doit-on aborder ?

Un projet de convergence des systèmes d’information ce sont d’abord des acteurs métier dont l’activité est similaire mais qui interviennent pour des entités différentes. De ce constat, on identifie aisément les différentes problématiques qui peuvent se présenter.

• Le vocabulaire

Le vocabulaire employé en est un bon exemple. Bien que la langue du projet puisse représenter un frein à la compréhension lorsque le projet est international, on prête plus d’attention à ce qui est dit, on s’assure de la compréhension correcte de notre interlocuteur dont la langue maternelle n’est pas la nôtre jusqu’à employer l’usage de dessins compréhensibles par tous.

Lorsque les acteurs de même métier sont de langue commune, certains points du processus peuvent paraitre évidents et sont survolés.

Au sein du groupe La Poste, les termes désignant le type de transport et le type de contrat associé divergent entre les différentes filiales que sont le courrier, le colis et la presse … Par exemple certains termes communs tels que « régulier », « supplémentaire », « exceptionnelle » qui désignent des transports, sont employés par l’ensemble des filiales. Cependant, le mode de gestion de chacun de ces types de flux et les contrats qui sont associés divergent. Les ateliers de travail réalisés se sont avérés indispensables pour identifier les points communs et les divergences de chacun de ces flux.

De ce fait, nombre d’entreprises mettent en place des formations qui mènent les salariés d’un même groupe ou d’une même branche d’activité, à utiliser un vocabulaire standardisé. C’est ce qu’ont pu réaliser les groupes automobiles via GALIA et la mise en place d’étiquettes standardisées pour l’ensemble des fournisseurs de pièces automobiles. Enfin, les formations APICS permettent la standardisation du vocabulaire employé pour la Supply Chain d’entreprises de tous horizons.

• Le périmètre du projet

Avant le démarrage d’un projet, les activités que l’on souhaite regrouper dans un seul outil sont réalisées spécifiquement par différentes entités. Ce sont autant de besoins spécifiques potentiels qu’il faudra recueillir, analyser, arbitrer. Ce sont autant d’utilisateurs futurs qu’il faudra rassurer quant à la prise en compte ou non de leur besoin et la justification du choix qui est fait. Plus le nombre d’interlocuteurs est important, plus le besoin se verra défini précisément et prendra en considération l’ensemble des spécificités. Cela peut aussi bien favoriser l’adhésion au projet que provoquer un allongement considérable des délais d’action.

Il en est de même d’un point de vue technique. En fonction du périmètre commun défini, les données d’entrée et de sortie seront issues ou transmises à des outils spécifiques. Ce sont autant d’interfaces ou d’interventions manuelles complémentaires auxquelles il faudra penser et qui ont non seulement une complexité mais un coût important.

Un ensemble d’entreprises souhaitant mutualiser leur transport de marchandises dans un outil commun, doivent définir en amont :

• quelle entité est en charge de la négociation des contrats de transport,
• qui a la priorité sur une ressource de transport,
• qui devra payer le transport et à quelle hauteur.

Cela doit être réalisé tout en transmettant des données communes à des outils de comptabilité potentiellement différents.

Comment répondre à ces risques et bien démarrer son projet ?

La phase d’avant-projet est fondamentale dans le cadre d’un projet de convergence des systèmes d’information. C’est elle qui sera déterminante dans l’atteinte des objectifs fixés que l’on peut envisager ambitieux à long terme, mais qui se doivent d’être réalistes à court terme. Plus le périmètre d’origine concernera un processus métier commun, partagé par les entités, plus il sera aisé de démarrer le projet de convergence. C’est une fois la démarche engagée, avec un processus simple, que l’on pourra plus aisément l’agrémenter de spécificités métier.

Quoi qu’il en soit, il ne peut y avoir plusieurs porteurs du projet. Qu’il s’agisse d’un projet national ou international, le sponsor du projet est celui qui va lui insuffler une dynamique et devra pour cela en avoir la légitimité technique et le pouvoir hiérarchique. Il pourra pour cela s’entourer de représentants métier de chaque partie du processus eux-mêmes reconnus par ceux qu’ils représentent, mais aussi d’intervenants extérieurs, qui apportent leur expérience propre et un avis neutre dans les arbitrages nécessaires.

Il sera également plus aisé de convaincre l’ensemble des participants en s’appuyant sur un référentiel de bonnes pratiques qui pourra être partagé.

Ce qu’il faut retenir

La convergence des systèmes d’information est un enjeu majeur actuel. L’internationalisation des entreprises, les fusions acquisitions, la volonté de standardiser les fonctionnements des entreprises sont autant de raisons qui peuvent pousser à la mise en œuvre de ce type de projet. C’est d’ailleurs un phénomène sur lequel surfent les concepteurs d’ERP. Toutefois, les risques qui ne sont pas identifiés et pilotés dès le démarrage, sont aussi ceux qui seront responsables de la non atteinte des objectifs tant en termes de coûts que de délais de réalisation.

Cette convergence des systèmes d’information est aujourd’hui un enjeu majeur pour toutes les entreprises cherchant à optimiser leur supply chain. C’est en effet une occasion majeure pour simplifier, standardiser et accélérer les flux.

Comme dans tout projet, il faudra identifier dès le démarrage le planning, le budget et les risques spécifiques au contexte. Une bonne préparation est la clé du succès.

Bio Express :

Emmanuelle Schmitt est consultante dans les domaines de la Supply Chain et des Systèmes d’Information. Elle a intégré le cabinet Chrymelie en septembre 2015 et conseille nos clients sur les différentes problématiques touchant aux systèmes d’information dans la Supply Chain. Elle a notamment réalisé deux longues missions d’accompagnement chez Renault et dans le groupe La Poste.

Site internet de CHRYMELIE: www.chrymelie.fr