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INTERVIEW

‘‘La mise en place d’un WMS est l’occasion pour la PME de tout mettre à plat et d’analyser la valeur de chaque action’’ J-P. GAUTIER, ACSEP

Interview de Monsieur Jean-Pierre GAUTIER, Directeur Métiers chez ACSEP
Réalisée le 22/07/2013 par Frédéric LEGRAS, Directeur du Portail FAQ Logistique dans le cadre du dossier thématique « WMS et TMS : sont-ils adaptés aux PME ? ».

Quels sont généralement les objectifs de mise en place d’un WMS chez une PME ?

Il n’est pas anodin pour une PME de mettre en place un système d’informations. La décision de s’équiper d’un WMS est la conséquence d’un ensemble de réflexions.

Autres contributions Evelyne RAYNAUD, a-SIS ‘‘ Pour les PME, la frontière qui existe aujourd’hui entre les TMS et les WMS tend à disparaître. ’’ Jérôme BOUR, DDS Logistics ‘‘ Notre objectif est de limiter le besoin en mobilisation de ressources chez le client. ’’ Jean-Marc PHILIP, Syleps ‘‘ Il convient de trouver le juste équilibre : limiter l’importance des adaptations pour que le budget ne soit pas exorbitant mais s’assurer de conserver la valeur ajoutée de l’entreprise. ’’ François BIESBROUCK, BK Systèmes ‘‘ Au-delà de la qualité du produit WMS, le projet se réussit grâce à l’accompagnement qu’il convient de proposer à la PME. ’’ Patrick REHEL, NEGSYS ‘‘ La PME cherche bien entendu une solution logicielle mais aussi du conseil. ’’ Ottavio RIVELLI, inconso ‘‘ Chez une PME, les équipes projet du client sont généralement plus proches de la Direction Générale. ’’ Gilbert GARCIA, KLS ‘‘ Dans une PME, les interlocuteurs sont beaucoup plus dans une logique de délégation de confiance et de compétence. ’’ Yvan KELLER, bp2r ‘‘ Un TMS est un concept logiciel extrêmement large. Il faut prendre le soin de savoir ce qu’on en attend véritablement. ’’

Il s’agit d’une décision stratégique alors que le WMS va plutôt correspondre à un horizon tactique. Il s’agira le plus souvent de s’assurer d’avoir des stocks informatiques justes, de piloter des réceptions, de la mise en stock, de la préparation de commandes avec de la traçabilité et de l’émission de documents.

Cependant les situations sont en fait très variées.

Aujourd’hui, l’évolution des WMS et de la somme des services qu’ils peuvent apporter est telle qu’on peut se servir de leur mise en place pour répondre à plusieurs objectifs à l’image de notre propre WMS IzyPro :

• La productivité. Pour cela, il est absolument nécessaire de connaître le niveau de productivité actuel.
• La capacité de production. Par exemple pour assurer le service dans le cadre d’un nouveau contrat remporté.
• La traçabilité. Un WMS va notamment permettre de savoir quand ont eu lieu la réception de marchandise, le contrôle qualité, la mise en stock, etc.
• Les services à valeur ajoutée (emballage, insertion publicité dans colis, etc.). Le WMS doit permettre de vérifier que les nouvelles missions ont bien été effectuées ou encore mieux, d’aider à les réaliser.

En outre, on demande de plus en plus au WMS d’être la connexion entre tous les systèmes d’information. En complément de la logistique, il aura en charge la gestion des systèmes d’information et des échanges avec les clients et les fournisseurs.
On peut par exemple demander aux WMS, dans la mesure où ceux-ci comportent de plus en plus de fonctions de TMS, d’assurer l’interfaçage avec une borne de transporteur afin d’opérer le tracking en temps réel.

La mise en place de ce type d’outil va donc apporter un certain nombre de services que l’on n’avait pas avant.

Enfin, le WMS permet de fournir les premiers indicateurs logistiques à la Direction de la PME. Elle va ainsi pouvoir commencer à travailler sur le coût de sa logistique.

Quelles sont les spécificités d’un projet WMS / TMS chez une PME ?

La première spécificité tient au fait que les PME ne sont généralement pas structurées pour les grands projets.

Alors qu’un grand groupe de logistique aura sur chaque entrepôt un ingénieur méthodes, dans une PME, l’interlocuteur désigné par la société sera souvent un collaborateur qui n’a pas ou peu d’expérience en logistique ou en systèmes d’informations. Cette personne ne sera généralement pas à temps plein sur ce métier là et ne disposera pas forcément de l’expérience nécessaire.

Or la mise en place d’un WMS est un vrai projet dans lequel, il va falloir coordonner un certain nombre d’interlocuteurs et s’occuper de l’acquisition d’équipements et consommables annexes (étiquettes, imprimantes, etc.).

Les éditeurs et distributeurs de WMS doivent donc très souvent prendre le lead sur le projet pour le mener à bien.

D’autre part, les organisations qui ont ce type de projet sont souvent des organisations qui se sont développées et qui, en attendant de mettre en place un WMS ou en évoluant autour d’un « vieux WMS », ont conçu un outil informatique très spécifique et complètement dédié à leur activité et à leurs clients. Elles risquent alors de disposer d’un « mouton à cinq pattes » qu’il sera très difficile de dupliquer. Un certain nombre de fonctions auparavant utilisées ne seront en effet pas paramétrées de façon standardisée lors de l’installation du nouveau WMS.

C’est très souvent le cas dans des sociétés qui ont des CA inférieurs à 30 M€ : des bases Access font des requêtes dont tout le monde a oublié le fonctionnement. Le nouveau WMS va donc être paramétré pour intégrer l’ensemble de ces fonctions spécifiques à l’entreprise.

Pour les PME, il convient donc prévoir le temps nécessaire pour bien réaliser l’audit de l’existant et du besoin. Nous faisons ainsi généralement une étude de cadrage, accompagnée d’un rapport d’étonnement. C’est un travail qui dure entre 1 et 3 jours, au cours duquel nous allons à la rencontre de tous les services.

A cette occasion, nous constatons que nos interlocuteurs font les tâches par habitude sans forcément se souvenir de pourquoi l’action doit être réalisée. C’est donc l’occasion de tout mettre à plat et d’analyser la valeur de chaque action.

L’installation d’un WMS va apporter, en standard, 80% des réponses.

Sur quel ROI une PME doit-elle compter ?

Il faut avant toute chose bien avoir en tête que tout projet qui n’est pas chiffré au départ ne sera pas mesurable a posteriori.

Il convient également de définir les bonnes unités de mesure. Pour certaines organisations, il s’agira de la pièce / heure, pour d’autres ce sera la ligne, la commande, la prestation, le poids à l’expédition, etc. Chacun aura donc ses ratios et sa culture de ROI, et ce sera au WMS de s’y adapter.

Le ROI dépend énormément d’où la PME part. Dans une société qui relève le stock à la main sur un tableau Excel, le ROI sera extrêmement rapide, à l’inverse d’une société déjà équipée d’un ERP ou d’une gestion commerciale avec des fonctions de logistique.

En terme de productivité, le système va permettre de faire du vocal, de la radio, de l’interface avec des transporteurs, pour lesquels les ROI seront immédiats en particulier dans le domaine des expéditions (dans la mesure où les contrôles auront été effectués en entrée). Il s’agira bien souvent non pas d’accélérer des tâches mais plutôt d’éliminer celles sans valeur ajoutée.

De même en gérant mieux les stocks, on va pouvoir gagner de la place. Les m² gagnés pourront par exemple permettre d’ajouter une nouvelle gamme de produits ou d’élargir les allées et donc d’améliorer la productivité des opérateurs.

Mais en dehors de la productivité, il y a plusieurs autres points où l’on peut envisager un retour sur investissement :

• Le WMS va permettre d’augmenter la capacité de production et le CA de l’entreprise. Le ROI sera donc dans ce cas plutôt lié à l’augmentation des revenus de l’entreprise.

• Le ROI peut également porter sur la qualité. Avec un WMS on peut mettre de la radio ou du contrôle par des scanners. Bien évidemment, si on considère qu’une erreur coûte à l’entreprise environ 35€, le fait d’en diminuer le nombre va bien sûr favoriser la vitesse du ROI. D’expérience, chez ACSEP, on se rend compte que la qualité représente un tiers du ROI d’un projet WMS. Simplement parce qu’on apporte de la rigueur et du contrôle.

Quel est l’impact de l’EDI sur le coût d’un projet ?

Le fait d’avoir ou pas de l’EDI est structurant dans l’investissement de départ.
Les EDI vont multiplier par 1,5 ou 2 le budget. La complexité étant bien sûr plus forte. Cependant, si on est sur des messages de base (statut de commandes, etc.), dans le cas d’une interface avec plusieurs systèmes d’information, celles-ci deviennent standard et il est alors possible de baisser ce coefficient en dessous de 1,5.

Quels sont généralement les délais de mise en place ?

Le fait que nous fassions de l’ingénierie pour la logistique au sens large (de l’informatique jusqu’au métier) est une grande force. Nous mettons à disposition du client un interlocuteur unique qui est en charge d’aller chercher les ressources au sein d’ACSEP afin d’apporter l’ensemble des savoir-faire et services, comme par exemple le choix de matériel. Nous avons en effet les bons partenaires pour aller vite.

C’est important dans la mesure où les PME ne disposent ni du temps ni des ressources pour le faire. Souvent un projet échoue parce qu’on se perd dans les détails. En apportant une solution globale, on doit pouvoir démarrer une activité dans les 2 semaines.

Ainsi, sur des solutions où la complexité est limitée, formation comprise, on doit être en mesure de démarrer une activité en 2 semaines. Bien évidemment, s’il faut gérer des numéros de série, du contrôle, etc., cela prendra un peu plus de temps.

Dans le cas où la gestion d’entrepôt se limite à piloter entre 10 et 15 personnes, une fois que le besoin est bien décrit et que la solution est trouvée, le tout est mis dans une étude de cadrage.

Nous procédons à un 1er paramétrage sur une base de test qui va relativement vite.

La nouvelle génération de WMS n’oblige pas à aller pointer les 500 paramètres présents dans l’outil. On a des versions de base assez standard qui vont répondre à 90% des points.

EDI compris, nous avons démarré un dossier très standardisé avec notre solution IzyPro WMS en 4 jours (premières commandes passées), dont 2 jours entiers consacrés à définir précisément le besoin.

Bio Express

De formation technicien supérieur en logistique, Jean-Pierre GAUTIER a occupé différents postes de Direction d’Entrepôt et de Projets chez Hays Logistique (désormais Kuehne+Nagel).

En 2000, il co-fonde l’éditeur L4 Epsilon, entreprise au sein de laquelle il occupe la Direction des Opérations puis la Direction Générale.

En 2011, il rejoint ACSEP en tant que Directeur des Métiers. A ce titre :
- Il apporte son expertise opérationnelle dans l’organisation et l’intégration des projets
- Il définit la roadmap de la solution IzyPro (WMS développé par ACSEP) en regard de l’évolution des métiers et des schémas de distribution.
- Il conseille les entreprises dans leurs choix stratégiques et opérationnels.

Site Internet d'ACSEP : www.acsep.fr