Numéro 5)

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Article extrait des Logiguides de GROUPE GCL, cabinet de conseil en logistique.

L’ajout d’un système de gestion de l’entrepôt (WMS) est perçu comme la solution à tous les maux qui affligent les processus en entrepôt, entre autres : l’intégrité des stocks et la performance opérationnelle.

Rassurez-vous, le potentiel y est certes beaucoup plus élevé que n’importe quelle méthode de gestion manuelle. Par contre, il faut savoir éviter quelques pièges et suivre certaines règles de base :

Bien former le personnel opérationnel qui manipule l’inventaire;
Apporter un support administratif afin de régulariser les écarts;
Identifier et contrôler les zones tampons dans l’entrepôt;
Savoir reconnaître les transactions qui faussent l’inventaire et qui ralentissent les opérations.

Les points d’entrée et de sortie

Particulièrement en situation de démarrage, il est important de renforcer l’encadrement du personnel en charge des points d’entrée de la marchandise de même que de contrôler les sorties. Que ce soit à la fin de la chaîne de production ou à la réception de la marchandise, le personnel doit être prêt à intercepter les erreurs apparentes. Cette vigilance doit être constamment maintenue. La marchandise identifiée à la réception ou à la sortie de la production peut comporter des données logistiques erronées.

Non interceptées, ces erreurs pourraient, par exemple, bloquer les opérations au niveau de la préparation. Donc, dès l’entrée, il est important d’enseigner à déceler les erreurs de produit et de quantité par rapport aux données logistiques de l’objet. Par exemple, lorsqu’une étiquette est apposée sur le produit, un simple coup d’oeil permet de s’assurer de l’exactitude du code de produit. Par ailleurs, il est opportun de prendre quelques instants pour faire un décompte lorsque la quantité sur l’étiquette ou sur le compte rendu de réception semble trop ou pas assez élevée. Il est aussi important d’entraîner les employés qui font la mise en localisation, la préparation et qui gèrent l’expédition. En effet, le quai d’expédition comporte aussi son lot d’erreurs : par exemple, le poids sur l’étiquette de la palette est erroné ou encore la description du produit ne correspond pas au contenu de la palette.

Régularisation des écarts

Il n’est pas suffisant d’inciter à la vigilance. Il faut aussi créer des postes administratifs afin d’investiguer et de corriger les erreurs apparentes. Souvent, les employés se démotivent à rester vigilants, car ils ne ressentent pas d’appui en amont. Vous pouvez identifier un responsable par processus ou encore centraliser toutes les demandes, mais assurez-vous d’avoir des administrateurs de systèmes formés avec les autorisations nécessaires qui seront recevoir et traiter ces demandes, et ce, sur chaque quart de travail. Pour contrôler les écarts recensés, assurez-vous qu’il ne s’écoule pas plus de 24 heures entre le moment où l’erreur est décelée et sa correction dans le système. En identifiant un responsable, assurez-vous aussi d’archiver l’information sur les erreurs et de l’inciter à identifier soit les processus à risque, soit les utilisateurs nécessitant un meilleur encadrement.

Zones virtuelles et flux physiques

Les zones tampons sont souvent utilisées dans les systèmes pour contribuer à la traçabilité à l’intérieur de votre entrepôt. Il s’agit de zones virtuelles que le personnel opérationnel ne maîtrise pas nécessairement. Il est donc fréquent de constater que les transactions avant et après une zone tampon ne soient pas toujours complétées selon le processus établi, résultant ainsi en un décalage entre l’inventaire physique et l’information dans le système. L’impact est direct sur la productivité : c’est pourquoi il est important de faire un contrôle lorsque ces zones contiennent des stocks. L’inventaire des zones tampons devrait être consolidé à tous les quarts de travail ou jusqu’à une fois par semaine, dépendamment de l’utilisation de la zone. Par exemple, les quais de réception et d’expédition sont les zones tampons les plus utilisées. Vous pouvez toujours améliorer l’affichage ou la délimitation de ces zones physiquement dans l’entrepôt, mais aussi améliorer la codification à l’intérieur du système.

Suivi des transactions erronées

Les opérateurs ne peuvent être les seuls à rapporter les vices de procédures, car, en réalité, ces derniers doivent en priorité répondre aux exigences de productivité. Vous devez donc aussi miser sur des mesures administratives de prévention et de détection des principales transactions. Évidemment, il doit d’abord exister un contrôle des erreurs générées par le système lui-même. En effet, vous ne pouvez négliger le fait qu’il puisse exister des conflits entre certaines transactions et la réponse du système. S’il n’existe pas de contrôle à ce niveau ou si vos administrateurs de systèmes ne les connaissent pas, consulter votre fournisseur de solutions afin de les développer. Néanmoins, certaines transactions effectuées correctement à première vue peuvent se révéler incohérentes : celles-ci doivent être contrôlées par votre personnel administratif. Quelques exemples communs : des stocks se trouvant à un état « temporaire » depuis plus de 24 heures (exemple : en cours de transfert) ou encore des commandes en cours de préparation depuis plusieurs jours, des quantités négatives pour un stock bien localisé, des mouvements de création de stock pour finaliser la préparation d’une commande, des commandes expédiées mais non préparée, etc.

Rappelons que l’installation d’un système de gestion d’entrepôt saura vous permettre d’améliorer la justesse de vos stocks ainsi que votre productivité, particulièrement si vous appliquez ces quatre règles opérationnelles de base. Contrôlez l’information sur les données logistiques en entrée et en sortie de même que le stock en zone virtuelle. Accompagnez vos démarches de sensibilisation par la mise place d’un processus administratif pour régulariser ces erreurs tout en étant attentif aux sources et aux processus impliqués. Enfin, vous trouverez un avantage certain à décortiquer les processus en une suite logique de transactions afin de progresser vers un mode proactif.

Alexandre Perron, B.A.A., CSCP
Conseiller, Groupe GCL
www.gclgroup.com

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