Numéro 1)

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Article extrait des Logiguides de GROUPE GCL, cabinet de conseil en logistique.

Que feriez-vous si une tornade frappait votre immeuble? Comment réagisseriez-vous si un virus informatique arrêtait tous vos ordinateurs? Si la moitié de votre personnel était touché par une maladie contagieuse, quel serait votre plan d’action?

Qu’est-ce qu’un sinistre? C’est un événement naturel ou causé par les humains qui perturbe les fonctions vitales d’une entreprise. Lorsqu’un sinistre frappe, il entraîne des pertes de revenus : plusieurs entreprises ont fait faillite parce qu’elles n’avaient pas de plan de reprise après sinistre. Ce plan (DRP : Disaster Recovery Planning) est une série de procédures aidant les entreprises à se remettre rapidement d’un sinistre. Il comprend aussi des étapes afin d’éviter sinon minimiser les risques.

Les sinistres se produisent plus souvent que l’on peut se l’imaginer. Presque tous les jours, nous entendons parler d’un sinistre nous touchant à l’échelle nationale ou faisant les manchettes. Par conséquent, une bonne préparation pour faire face à un sinistre est la clé de la continuité d’une entreprise. Il existe deux types de sinistres : naturels (tremblement de terre, tornade, tempête de verglas, etc.) et ceux causés par les humains (guerre, récession, accident de la route, etc.). Ils doivent être pris en considération lors de la conception d’un plan de reprise après sinistre.

Aujourd’hui, nous vivons dans un monde compétitif : si une entreprise n’a ni les ressources ni les informations requises pour gérer les urgences, son avenir est en jeu. De plus en plus d’entreprises réalisent à quel point il est important d’avoir un plan de reprise après sinistre. D’ailleurs, toutes les entreprises devraient se poser les questions suivantes : qu’arriverait-il si nous étions touchés par un sinistre? De combien de temps aurions-nous besoin pour que nos opérations reviennent à la normale? Du côté de nos compétiteurs, combien de temps auront-ils besoin pour se remettre du même sinistre?

Quelle est la prochaine étape? Toutes les entreprises doivent avoir un plan de continuité des activités leur permettant de fonctionner à un niveau réduit pendant et immédiatement après un sinistre. La création d’un plan de continuité des activités ressemble à n’importe quel autre projet, c’està- dire qu’il doit comprendre :

Périmètre défini
Chargé de projet
Équipe
Horaire planifié
Exécution et gestion du projet
Conclusion

La définition du périmètre est la partie la plus essentielle de tout projet, en particulier dans le cas d’un plan de reprise après sinistre. Au moment de sa conception, le plus important est de définir le niveau de détails requis et le format final (exemple : Word, Vision, PowerPoint, etc.). Dès le départ, l’entreprise doit clairement spécifier ce qu’elle veut : est-ce qu’elle veut que le plan couvre les sinistres de haut niveau et qu’il les regroupe en catégorie (environnement, opérations, etc.)? Doit-il avoir une solution générale pour chaque catégorie ou est-ce que chaque catégorie doit être divisée par événement spécifique?

De plus, la profondeur de chaque plan pour chaque événement spécifique doit être définie au début du projet. Par exemple, il faut préciser si le plan doit seulement aborder la première heure ou le premier mois suivant le sinistre. L’étendue du projet indiquera le nombre de ressources nécessaires, la chronologie et le budget à prévoir.

Il est très important d’assigner officiellement une personne de l’entreprise au projet. Le chargé de projet doit être quelqu’un qui pourra obtenir la coopération des membres de l’équipe tout en s’assurant que le plan sera exécuté tel qu’il a été planifié et en temps opportun. De plus, il devra gérer les changements faits au projet en termes d’étendue, de coût, de temps et de qualité lors de réunions hebdomadaires avec l’équipe, de tests, de rapports, etc. En général, il est préférable que des gestionnaires ou des superviseurs des principaux départements de l’entreprise fassent partie de l’équipe (par exemple, ressources humaines, informatique, finances, etc.). L’équipe doit compter de deux à six personnes. D’ailleurs, les statistiques le démontrent : si l’équipe est trop grande, les tâches ne seront pas exécutées à temps et l’étendue finale ne pourra pas être respectée.

Lorsqu’il est temps de concevoir le plan du projet, il faut impliquer l’équipe. Il existe quatre processus de base :

Identifier les activités;
Estimer le temps nécessaire pour chaque tâche;
Assigner des tâches à chaque membre de l’équipe;
Ordonnancer les tâches selon un flux de travail logique.

La communication est très importante afin de réussir la conception d’un tel plan. L’échange de courriels seulement ne mènera pas à un bon résultat. La communication doit être établie lors de réunions avec l’équipe et en faisant des présentations aux divers départements. Il est aussi très important de sensibiliser tous les employés et de leur expliquer, à l’aide de réunions, de courriels, d’affiches, de lettres d’information, de babillards électroniques, etc., comment ils seront touchés par ce projet.

Le déroulement du projet doit être très facile à suivre soit avec des tableaux, des graphiques, etc. Il ne faut pas écrire un texte très long que personne n’aura le temps de lire.

Une fois le projet terminé, il devra être revu par la direction générale. Dès que les résultats finaux du projet auront été approuvés, ils devront être partagés avec tous les employés.

Si vous pensez que c’est la fin du projet, vous vous trompez! L’étape suivante, et la plus importante, est de s’assurer que le plan est toujours à jour. Les membres de l’équipe doivent se rencontrer sur une base mensuelle ou trimestrielle et tout changement doit être mis à jour dans le plan.

Avec le marché et les politiques instables d’aujourd’hui sans oublier l’augmentation du nombre de sinistres naturels, faites-vous partie d’une entreprise compétitive?

Alma Nodouzi
Conseillère, Groupe GCL
www.gclgroup.com

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