Numéro 10)

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Article extrait des Logiguides de GROUPE GCL, cabinet de conseil en logistique.

Depuis déjà quelques années, le nombre de logiciels appliqués à la logistique ne cesse d’augmenter et il peut parfois être bien difficile de s’y retrouver.

Pour aider les entreprises dans leur sélection, les revues spécialisées et les firmes de consultants publient régulièrement des recueils de référence (CLM : 2,000 logiciels répertoriés). La démarche décrite peut-être entreprise individuellement ou avec l’aide de conseillers externes.

Définition des besoins

La première étape est souvent celle qui est la plus négligée. Ainsi pour toute sélection de logiciel, il est tout d’abord primordial de bien définir ces besoins et objectifs. L’équipe de projet devra donc voir à faire un relevé exhaustif des attentes de tous les intervenants afin de bien définir ce qui est requis. Toutes les données recueillies devraient être présentées sous la forme d’un tableau avec une gradation de chacun des points (requis, souhaité, « nice to have »). Une bonne définition des besoins permettra de bien décrire les attentes aux fournisseurs qui seront contactés et facilitera également le travail durant la phase d’évaluation. Vos critères devraient donc inclure tous les processus actuellement concernés par l’étude et toutes modifications pressenties à ces mêmes processus opérationnels.

Recherche de fournisseurs

En parallèle à la phase de définition des besoins, il vous faut identifier des fournisseurs potentiels. La tâche peut s’avérer plus ou moins ardue en fonction de ce que vous cherchez et de votre connaissance du marché.

Une fois identifiés, il est souhaitable de les pré-qualifier par l’entremise d’un entretien téléphonique (ou fax) en utilisant un petit questionnaire préparé à cet effet. Le but de cette pré-qualification est d’éliminer les fournisseurs n’offrant pas leur solution sur la bonne plate-forme technologique (As/400, Client Serveur, Windows NT), ou tout autre aspect jugé sans retour, et par le fait même de vous et leurs éviter toute perte de temps éventuelle lors de la préparation et l’évaluation des propositions.

Analyse comparative des logiciels

À la réception des propositions il vous faudra procéder à l’évaluation de celles-ci et ce de la manière la plus impartiale possible. Bien que méritant d’être refait selon le type de logiciel recherché, nous vous proposons une liste de critères d’évaluation :

Coûts : équipement, licence, implantation, développement spécifique, maintenance,…;
Design technique : plate-forme, langage programmation, base de données, documentation, garantie,…;
Design fonctionnel : à définir selon le type de logiciel recherché;
Soumission : Réponse à l’appel d’offres, qualité, …;
Implantation & échéancier : Délais proposés, équipe de projet, qualifications,…;
Formation : Type de formation et documentation fournie;
Références : Nombre de sites, références, impressions,…;
Support : Type et étendue du support proposé;
Stabilité financière : Taille de l’entreprise, années d’expérience, santé financière,…;

Une image vaut mille mots

Lorsque votre choix est presque arrêté, rien ne vaut une visite d’un des sites déjà en opération du fournisseur. Cette visite vous permettra non seulement de voir le logiciel dans un contexte opérationnel mais vous aurez également la chance de dialoguer avec des chargés de projet et des employés ayant vécu une implantation. N’ayez pas peur de poser des questions, celles-ci pourraient vous éviter bien des désagréments.

En guise de conclusion, n’oubliez pas que l’implantation d’un logiciel, aussi simple soit-il génère des changements et l’ampleur de ceux-ci ne doivent pas être sous-estimés afin de garantir la réussite du projet.

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