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INTERVIEW
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‘‘ Une entreprise ne peut pas se digitaliser toute seule ’’
JP. GAUTIER, ACSEP
Interview de Jean-Pierre GAUTIER, Directeur des Métiers chez ACSEP.
Réalisée le 13/02/2020 par Frédéric LEGRAS, Directeur du Portail FAQ Logistique dans le cadre du dossier thématique « La digitalisation au cœur de la performance des entrepôts ».
Quel est l’impact de la digitalisation sur les entrepôts ?
La digitalisation a un double impact sur la logistique : d’un côté, elle contribue à mettre plus de pression sur l’entrepôt et de l’autre, elle lui donne les moyens de mieux travailler.
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Nous nous sommes tous habitués dans nos vies quotidiennes à avoir tout, tout de suite. Le niveau d’exigence vis-à-vis de la logistique qui en découle s’est donc fortement accru. La digitalisation des organisations facilite grandement cette transmission de demandes toujours plus ambitieuses aux entrepôts. En résultent, une accélération des cycles de vie des commandes et un élargissement des types de missions réclamées à l’entrepôt.
Dans le même temps, les progrès informatiques de ces 15 dernières années ont permis de diviser par 10 les durées de traitement des données alors que le nombre d’informations à considérer est 2 ou 3 fois plus important. C’est même la façon de procéder qui en a été bouleversée. Les calculs sont désormais effectués en continu. Il ne s’agit plus d’exécuter dans la journée des plans qui auraient été calculés dans la nuit. Les entrepôts ont gagné en flexibilité et peuvent adapter leur travail en temps réel.
Grâce à la digitalisation, il est également devenu possible pour l’entrepôt de mieux collaborer avec son écosystème. La circulation de l’information est facilitée. Or, celle-ci est à la base de la prise de décisions ! Il s’agit donc d’organiser sa collecte et sa valorisation. La difficulté tient désormais dans la manière de canaliser un nombre d’informations qui s’est multiplié ces dernières années et de s’assurer de bien transmettre celles qui sont pertinentes.
En quoi la digitalisation a-t-elle permis d’améliorer les réceptions en entrepôt ?
Pour les réceptions, les bénéfices sont considérables.
D’abord, grâce au partage des plannings de rendez-vous entre les différents intervenants (transporteur, affréteur, acheteur, approvisionneur, responsable de quai, etc.), il devient plus simple de fiabiliser les horaires et de planifier les ressources. Les entrepôts peuvent également anticiper les futures réceptions grâce aux informations qui leur proviennent depuis les GPS et les objets connectés.
Ensuite, grâce aux nouveaux moyens digitaux, il devient possible d’enrichir les données pendant la réception avec, par exemple, des solutions de capture de données (volumes, poids, etc.). Toutes ces informations serviront ensuite à enrichir le système d’information de l’entreprise et seront très utiles dans la suite de la chaîne. Se posera alors la problématique de savoir qui est maître de l'information (l’ERP avec les données fournisseurs ou le terrain avec les données réelles), qui est autorisé à y apporter des modifications, etc.
Il convient également de mettre en place des règles de gestion claires entre les systèmes pour s’assurer que ces données ne soient pas écrasées, par exemple lors des échanges entre logiciels.
Et en termes de préparation des commandes ?
Là encore, le travail peut être organisé plus intelligemment. Il devient possible d’utiliser plusieurs types d’informations provenant de sources diverses : CRM pour une information sur un client, système transporteur pour un numéro de colis, systèmes d’informations connexes à la logistique pour des données sur les articles, etc. Il s’agit dès lors d’agglomérer toutes ces informations et de les distribuer le mieux possible aux opérateurs.
Je l’évoquais à l’instant, les temps de calcul se sont considérablement réduits ces dernières années. Cela contribue bien sûr à la performance des préparations.
Il y a une dizaine d'années, calculer une vague de 5.000 commandes pouvait demander au WMS de tourner pendant 30 minutes ou une heure. Aujourd'hui, quelques minutes suffisent alors même que beaucoup plus de données sont intégrées dans le moteur de calcul (manquants, heure prévisionnelle d’arrivée de la marchandise sur l’entrepôt, etc.).
Prenons l’exemple d’une commande pour laquelle l’entrepôt ne dispose pas encore de l’ensemble des articles la composant. Si la logistique est informée que les manquants vont arriver dans l'après-midi, il est urgent de retarder le lancement de la préparation. C'est le partage de l'information que permet la digitalisation qui évite alors de préparer la commande en plusieurs fois.
Comme pour les réceptions, il est également demandé aux opérateurs de venir renseigner un certain nombre d’informations pour les articles préparés. Celles-ci peuvent en particulier concerner la traçabilité (numéro de lot, numéro de série, date limite de consommation, etc.). L'opérateur peut recevoir ou, si besoin, aller chercher cette information lors du prélèvement de la marchandise.
Les opérateurs bénéficient également d’alertes au moment de la préparation pour s’assurer que les dates de péremption des articles sont bien compatibles avec les engagements de l’entreprise vis-à-vis de ses clients.
Et au niveau des inventaires ?
Encore une fois, il devient plus simple pour les opérateurs de remonter de l’information dans les systèmes. Ainsi, un écart entre stock physique et informatique peut être pris en compte aussitôt qu’il est constaté. Les inventaires gagnent donc en réactivité. C’est particulièrement important pour les e-commerçants et les retailers travaillant avec les marketplaces. Il leur est primordial de pouvoir informer chacun de leurs partenaires sur les stocks restant pour chaque article. Le fait de ne pas leur remonter la bonne information entraine en effet un risque de déréférencement.
À partir d’inventaires propres, il devient possible d’effectuer des arbitrages si le besoin est supérieur à la disponibilité. De même, l’approvisionneur peut rapidement être informé de la situation et ainsi déclencher une commande auprès de son fournisseur. Grâce à la digitalisation, la durée du cycle d'information est donc réduite !
Quels sont les prérequis pour mener un projet de digitalisation de son entrepôt ?
Un projet de digitalisation consiste avant tout à mettre en réseau un certain nombre de systèmes. Il convient dès lors de bien déterminer le rôle de chacun, de se demander de quoi l’organisation a besoin et de ne pas confondre moyens et objectifs.
Il s’agit donc d’adopter une gestion en mode projet en commençant par mettre l'ensemble des acteurs autour d'une table et en particulier ceux qui feront tourner le système demain. Ce sont généralement eux qui savent où se situent les difficultés.
Il est également important à cette étape de bien définir quelles informations sont nécessaires à chacun des acteurs, l’objectif étant de ne pas les noyer sous une masse de données.
Ensuite viendra l’écriture du cahier des charges et de l’arbre de décisions.
La digitalisation de son entrepôt entrainera logiquement une grande dépendance vis-à-vis des systèmes d'informations. Les règles de gestion et des modes dégradés doivent clairement être définies car la conduite d'un projet consiste en premier lieu à gérer les risques.
Se posera aussi la question des technologies à privilégier. Par exemple, beaucoup d’exploitants préfèrent recourir aux téléphones portables pour réduire les coûts et profiter du fait que les opérateurs en ont tous déjà un. Il conviendra, par exemple, de prendre en compte le paramètre de la température dans l’entrepôt. Si les opérateurs portent des gants, il leur sera très compliqué d’utiliser un téléphone. On doit donc toujours tenir compte de l’interface homme-machine dans toute démarche de digitalisation.
Que devient la place de l’Homme dans un entrepôt digitalisé ?
La masse salariale représente environ 50% de la charge des entrepôts. Cette part est encore plus forte dans les activités e-commerce ou dans la commande de détail. La moindre erreur de planification « se paye donc cash ». C’est-à-dire que le risque est aussi bien d’avoir des ressources inoccupées, que de ne pas tenir sa promesse client.
Le digital dans l’entrepôt, même s’il peut aider à travers le prédictif et les alertes, n’affranchit pas l’Homme d’opérer des choix, des arbitrages. Il reste toujours indispensable de disposer d’un pilote.
Ensuite au niveau de l’utilisation des nouveaux outils, je pense que l’on bénéficie des évolutions sociétales opérées depuis quelques années. Au quotidien, chacun est désormais habitué aux appareils numériques dans sa sphère privée. Cela s’est donc totalement inversé par rapport aux années 1980 avec le développement de la micro-informatique. À l’époque, les gens ont découvert les ordinateurs sur leurs lieux de travail puis ont souhaité en équiper leurs foyers. C’est désormais le contraire. Ce sont les outils du quotidien que l’on fait entrer dans les entrepôts. Tout cela favorise naturellement l’essor de la digitalisation.
Comment a évolué le WMS ces dernières années ?
Il a dû s’adapter aux évolutions rapides des écosystèmes informatiques des entreprises et à l’émergence des objets connectés.
Le WMS doit désormais pouvoir communiquer en instantané avec de nombreuses technologies différentes. Il doit être polyvalent dans la mesure où, dans sa relation avec les équipements, il peut aussi bien être pilote qu’exécutant.
En ce qui concerne l’intégration dans l’écosystème informatique de l’entreprise, le WMS doit être capable de très rapidement communiquer avec tout nouveau logiciel et/ou nouvelle version de solution existante.
Enfin, les éditeurs doivent avoir également adapté la façon de former les opérateurs. Je pense à l’aide en ligne, aux tutoriels, à la vidéo, etc.
Combien de temps faut-il compter pour la mise en place d’un WMS ?
Auparavant, une fois qu’un WMS était installé dans l’entrepôt il y était pour longtemps. Les entreprises n’osaient pas passer d’une solution à une autre.
Aujourd'hui la situation a clairement évolué, notamment parce qu’il est devenu beaucoup plus rapide de mettre en place un nouveau WMS. Pour réduire cette phase d’implémentation un important effort a été mené visant à faciliter le paramétrage par les utilisateurs.
Les nouvelles solutions sont d’ailleurs beaucoup plus « user-friendly ». Fini le temps où les menus du WMS étaient des noms de programme. C’est d’autant plus important que les entrepôts exercent beaucoup plus de métiers qu’auparavant et qui dit plus de métiers, dit plus de menus et de paramètres.
Chez ACSEP, notre WMS IzyPro évolue en continu et la mise en place d’un projet se fait généralement entre 20 et 25 jours. Notre WMS est pré-paramétré avec des modèles, des workflows, etc. Cela accélère grandement cette phase de mise en place.
Nos premiers enseignements métiers liés à la crise du coronavirus
L’actualité liée au coronavirus nous montre encore plus qu’il est primordial d’être réactif et polyvalent.
Nombre de statistiques vont devoir être recalculées et sans doute être interprétées différemment dans les semaines et mois à venir.
Il en est de même pour le pilotage et l’exécution opérationnelle de l’entrepôt. Une des clés va être l’accès et la maîtrise de la donnée. L’ensemble des informations nécessaires à une organisation efficiente devra être encore plus disponible et interchangeable. Le WMS doit donc être capable de modifier rapidement les critères. Avec l’exemple du Coronavirus, on peut demander au WMS de prioriser des familles d’articles comme les produits de première nécessité.
Cela montre bien que, dans un projet de digitalisation, le WMS doit être un leader dans l’organisation de la supply chain, et qu’il ne doit être ni contraint, ni figé par les autres solutions mises en place. La digitalisation peut faire prendre ce risque, si son intégration immobilise l’interaction entre les échanges d’informations.
Le WMS doit donc être de plus en plus connecté afin de pouvoir faire de plus en plus de choses, mais sans être limité dans ses possibilités. L’agilité ne doit pas être contrainte par la capacité.
Quelle est l’offre d’Acsep en termes de digitalisation des entrepôts ?
Notre suite IzySuite se décline en plusieurs modules. En particulier IzyPro et IzyWeb.
IzyPro est un « WMS multiprise » en mesure de se connecter avec les différents acteurs et systèmes.
IzyWeb est un portail collaboratif de saisie de de consultation de données permettant d’apporter de la visibilité sur les opérations logistiques au-delà des 4 murs de l’entrepôt. L’ADV peut par exemple renseigner très rapidement les clients sur le traitement de leurs commandes. Les connexions se font avec des niveaux d’autorisation, ce qui assure de bien contrôler la pertinence des informations mises à disposition de chaque acteur.
Cependant, notre offre va au-delà de l’édition de ces solutions. Nous fournissons également un certain nombre de services visant à optimiser la performance des entrepôts. Nous proposons en particulier du monitoring de solutions, du contrôle d’échanges d'informations. Nous sommes par exemple en mesure de vérifier la bonne transmission des fichiers EDI en amont de l’ouverture de l’entrepôt. Nous avons des équipes de collaborateurs en 24/7 qui reçoivent l'information, peuvent la traiter et la corriger en un minimum de temps puis remettre la data dans le réseau.
Cela signifie que l’entrepôt pourra démarrer sa journée de travail de manière normale sans être impacté par la survenance d’un éventuel problème de transmission d’information, celui-ci ayant été résolu quelques heures plus tôt par nos équipes.
Notre domaine d’intervention concerne également le conseil.
Nous sommes de plus en plus souvent sollicités pour assister les clients dans leurs projets. Nous identifions les quickwins qui permettent d’apporter de la valeur à court terme. Après une prise de photo instantanée de l’exploitation, nous proposons des ateliers de travail d’amélioration de la performance et nous accompagnons nos clients dans la mise en œuvre des solutions sélectionnées et dans le suivi de leurs indicateurs de performance.
Pour aller plus loin
- Consultez les autres entretiens accordés dans le cadre de ce dossier.
- Consultez les autres dossiers de FAQ Logistique en rapport avec l’optimisation de l’entrepôt et les WMS.
- Que vous soyez industriel, distributeur ou prestataire, retrouvez dans notre répertoire de solutions, le WMS ou le WCS adapté à vos besoins.
- Découvrez les solutions intralogistique (Automatisation, Mécanisation, Robotisation...) et les consultants spécialisés dans l'entrepôt et dans la SC digitale référencés dans l'annuaire FAQ Logistique.
Bio Express
De formation technicien supérieur en logistique, Jean-Pierre GAUTIER a occupé différents postes de Direction d’Entrepôt et de Projets chez Hays Logistique (désormais Kuehne+Nagel).
En 2000, il cofonde l’éditeur L4 Epsilon, entreprise au sein de laquelle il occupe la Direction des Opérations puis la Direction Générale.
En 2011, il rejoint ACSEP en tant que Directeur des Métiers. À ce titre :
- Il apporte son expertise opérationnelle dans l’organisation et l’intégration des projets
- Il définit la roadmap de la solution IzyPro (WMS développé par ACSEP) en regard de l’évolution des métiers et des schémas de distribution.
- Il conseille les entreprises dans leurs choix stratégiques et opérationnels.
Site internet d'ACSEP : https://www.acsep.com/
