Supply chain, Transformation, Digitalisation et Conduite du changement
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Avis d'expert de Florence Baudelin, consultante Chef de projet SI Supply Chain au sein du cabinet CHRYMELIE
29/11/2019
De quoi parle-t-on ?
La Supply Chain, ou chaîne d’approvisionnement est un ensemble de processus opérationnels et stratégiques, piliers du développement et de la performance des entreprises.
Au sens large, elle regroupe tous les professionnels : du fournisseur du fournisseur au client du client.
L’enjeu de la Supply Chain est de répondre à la demande des clients avec le bon compromis entre niveau de service et coût global.
Pour y parvenir, les entreprises doivent utiliser les moyens de production de manière optimale, optimiser les stocks, améliorer la flexibilité … en assurant une parfaite coordination entre les différents acteurs (internes et externes). Faire évoluer sa Supply Chain, qu’il s’agisse de modifications organisationnelles, culturelles, de changement de modèle économique, d’évolution des méthodes de travail est un projet majeur de transformation métier.
La performance de la Supply Chain est indissociable de la pertinence et l’efficacité du système d’information qui devient la clé de voute. La transformation est également digitale.
La digitalisation en réponse à une logique de décloisonnement des entités se traduit par la mise en place des outils analytiques, collaboratifs, transversaux qui vont permettre la numérisation des supports de travail, l’automatisation des opérations à faible valeur ajoutée, l’exploitation en temps réel des données collectées à destination des acteurs internes et/ou externes :
- Transmission d’informations interservices accélérée,
- Plus d’efficacité des opérations, plus de flexibilité et de réactivité des processus, plus de compétitivité,
- Pilotage (des flux, des coûts) en temps réel pour une prise de décision rapide,
- Plus de services aux clients, de l’innovation différenciante
Une forte mobilisation des ressources internes
Parmi les conditions de réussite de la transformation métier et/ou digitale de la Supply Chain, au cœur de l’entreprise, il y a l’implication des hommes à toutes les étapes du projet.
- Au lancement et tout le long du projet pour supporter la vision
Le challenge de la transformation nécessite qu’il soit porté conjointement par les métiers, la DSI et la Direction Générale afin de disposer de tous les moyens pour mettre en œuvre les évolutions souhaitées.
Parmi ces moyens, il y a la conduite du changement qui doit être bien préparée afin d’anticiper les freins et mener à bien cette révolution à laquelle les collaborateurs doivent faire face, collectivement et individuellement.
Les mutations sont importantes dans les façons de travailler pour des organisations plus horizontales et moins cloisonnées, avec des notions de temps et de distances redéfinies. Pour les faciliter, il est pertinent d’impliquer la DRH qui dispose d'une vue transversale de l'entreprise, de sa stratégie et de sa culture.
Elle aidera à évaluer l'appétence des collaborateurs pour le changement et mettre en place des dispositifs pour les accompagner dans leur évolution.
- La communication autour du projet pour une collaboration plus effective des salariés dans un climat de confiance
La résistance au changement est le principal frein à la transformation, derrière les contraintes financières.
On trouve les typologies de comportements suivantes : 10% de pionniers, 20% de réfractaires et 70% qui sont prêts à suivre s'ils comprennent le sens du changement pour leur organisation et pour eux-mêmes, à titre individuel.
Le travail à faire sur la communication auprès des salariés peut constituer un projet à part entière. Sur les gros projets, cette mission est souvent confiée à une personne dédiée.
Il faut expliquer la vision de l’entreprise, les actions à mener, le pourquoi et le comment y arriver.
Les collaborateurs doivent être également rassurés. La redistribution des tâches est souvent facteur d'inquiétude, voire de défiance, de la part de certains collaborateurs.
Il faut instaurer le dialogue pour que chaque département prenne conscience de l’impact de son activité sur l’ensemble de la Supply Chain, pour assurer le meilleur niveau de performance de l’entreprise.
- Formation et support pour un déploiement réussi des outils
L'appropriation des nouveaux modes de fonctionnement est loin d'être intuitive. D'un point de vue technologique, tous les collaborateurs ne sont pas égaux en matière d'usages numériques. Il est indispensable d'impliquer les salariés, depuis la réflexion sur le choix des outils jusqu'à la formation et à l'accompagnement dans leur nouveau "quotidien digital".
Les bonnes pratiques pour accompagner le changement
Une gestion efficace du changement passera par une intégration très en amont de l’ensemble des métiers sujets à ces modifications.
L’idéal est d’impliquer les équipes dans la décision même de changer. Ensuite l’information devra être claire, de qualité, transmise au bon moment, aux bonnes personnes.
- Une communication par la Direction Générale, convaincue de la nécessité de transformer, et appelant à la mobilisation de tous, - Des réunions explicatives sur les enjeux, en amont du projet aux acteurs clés,
- Un groupe « projet Transformation » qui doit être une équipe soudée. - Des jeux de rôle pour une bonne prise de conscience par les équipes des rouages de la Supply Chain
- Des ateliers de réflexion (brain storming) sur les processus avec une grande liberté de parole pour exprimer doutes ou craintes
- Des sessions de formation des collaborateurs aux bonnes pratiques métiers
- Des publications régulières sur du projet. Des victoires à court terme célébrées
- La mobilisation du management intermédiaire et de proximité, pour mettre le collaborateur dans un état d'esprit positif, faciliter l'étape d'appropriation du changement, créer une nouvelle culture d'entreprise.
- Le Support de la DRH pour une approche individuelle du changement, en particulier avec ceux qui semblent réfractaires, souvent par crainte : en travaillant sur les changements au niveau du collaborateur (conditions de travail, changements de hiérarchie et/ou de collègues, modes de rémunération, etc…) la DRH joue un rôle fondamental dans l'adoption du changement par les collaborateurs, individuellement mieux considérés
- L’implication des équipes métier dans la rédaction du cahier des charges, le choix d’un logiciel
- La description des bénéfices d'un (nouvel) outil pour les besoins métiers et le confort de tous.
- La formation et le support personnalisé pendant la période de prise en main de l’outil
Le facteur humain au cœur des réflexions
La transformation des méthodes de travail entre collaborateurs (transversalité, interconnexion, méthode collaborative…) peut être une belle opportunité de recréer du lien social dans l’entreprise.
La fable Alerte sur la banquise écrite par John Kotter et Holger Rathgeber illustre avec humour et perspicacité les typologies de comportements face au changement, les bonnes pratiques pour progresser malgré les résistances.
Il était une fois une colonie de pingouins qui vivait depuis des années sur le même iceberg et n'avait aucune raison d'en changer...
Un beau jour, Fred, un pingouin un peu plus curieux que les autres, découvre que la banquise est en train de fondre et risque de se briser. Il s’en ouvre à Alice, l’un des membres du Conseil du leadership. Ensemble, ils s’efforceront de convaincre les autres de l’imminence du danger et de la nécessité de modifier les habitudes de la tribu. Doit-on croire Fred ? Doit-on mettre au courant le reste de la colonie au risque de provoquer un mouvement de panique ? Quelles sont les solutions envisageables ?
Les héros de cette fable – Fred (le pingouin curieux), Alice (la responsable pragmatique), Louis (le Chef du clan), Chouchou (le favori de ces dames), NonNon (l’« ancien » qui dit toujours non) ou le Professeur (l’« intello ») – nous parlent de résistance au changement et d’actions héroïques, d’obstacles apparemment insurmontables et de tactiques pour les déjouer.
Nourrie des travaux de recherches de John Kotter, professeur à Harvard et spécialiste de la conduite du changement dans les organisations, cette fable a déjà aidé des milliers de personnes et d’entreprises grâce au modèle de changement en huit étapes qu’elle met en scène.
Cette nouvelle édition, à l’occasion du dixième anniversaire d’Alerte sur la banquise ! préserve le texte d’origine et l’enrichit de nouvelles illustrations, d’un épilogue revisité et d’une série de questions-réponses avec les auteurs, qui évoquent les nouveaux enseignements qu’ils ont tirés de la dernière décennie. Que vous soyez déjà fan de cette histoire intemporelle ou que vous la découvriez, ce livre est à mettre entre toutes les mains : avec humour et perspicacité, il en dit long sur nos résistances au changement et constitue un guide de réflexion à l’heure où de grands bouleversements s’annoncent dans notre monde contemporain. (chapitre.com 2018)
À propos de l’auteur :
Florence Baudelin est consultante Chef de projet SI Supply Chain au sein du cabinet CHRYMELIE et apporte sa connaissance des systèmes d’information logistique auprès de nos clients. Son expérience lui permet d'apporter un regard extérieur à une organisation Métier et/ou SI et de conseiller nos clients afin d'être en phase avec les meilleurs pratiques du secteur.
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