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INTERVIEW

‘‘La mise en place d’un TMS n’est pas une formalité. C’est un projet en soi’’ F. PETITJEAN, Acteos

Interview de Fabien PETITJEAN, Chef de Produit TMS d’Acteos

Réalisée le 05/10/2016 par Frédéric LEGRAS, Directeur du Portail FAQ Logistique dans le cadre du dossier thématique « TMS : les critères de choix ».

Quelles typologies d’acteurs votre solution transport adresse-t-elle ?

De par sa couverture fonctionnelle, Acteos TMS s’adresse historiquement aux :

• chargeurs s’appuyant sur des sous-traitants ou sur une flotte dédiée
• commissionnaires de transport
• transporteurs, plus récemment, dans la mesure où la dernière version de notre TMS permet de gérer les contraintes d’une flotte propre (gestion des ressources, etc.)

Nos clients évoluent aussi bien sur des périmètres locaux qu’internationaux dans la mesure où Acteos TMS permet une gestion des flux multi-sites, multi-sociétés, pour les flux amont ou aval (tournées de distribution, massification, dernier kilomètre…).

Quelles sont les grandes différences entre un TMS chargeur et un TMS transporteur ?

Ce sont en fait les attentes des sociétés utilisatrices qui ne sont pas les mêmes :

Autres contributions Jérôme GABALDE, Transporeon ‘‘ Les gains permis par les solutions Transporeon concernent les chargeurs, mais également leurs transporteurs ’’ Jérôme BOUR, DDS Logistics ‘‘ Le terme TMS englobe sous un même nom des réalités assez hétérogènes ’’ Isabelle BADOC, Generix ‘‘ Ne pas projeter ses besoins au-delà de la recherche d'un gain immédiat entraîne le risque de se tromper de TMS ’’ Olivier SCHULMAN, a-SIS ‘‘ Il convient de favoriser une solution à la fois complète et modulable fonctionnellement ’’

• pour les chargeurs (industriels ou distributeurs ayant du fret à acheminer) : l’intérêt concerne plutôt des fonctionnalités orientées tactiques ou opérationnelles, pour maitriser leur budget et leur taux de service. Il s’agit d’optimiser les ordres de transport et les achats.
• Pour les transporteurs, le TMS est l’outil de production. L’objectif est d’optimiser l’utilisation des moyens de transport et de faire les bons choix quant aux schémas et plans de transport.

Néanmoins, le clivage entre TMS transporteur et TMS chargeur tend petit à petit à s’atténuer.

En effet, d’un côté les transporteurs développent de nouvelles offres de services de pilotage global (de type 4PL). De l’autre côté, certains chargeurs cherchent à réduire leurs coûts en organisant davantage le transport et en intégrant parfois une flotte dédiée.

Du coup, les éditeurs de TMS transporteur commencent à offrir des fonctions pour des prestataires et inversement des éditeurs dont l’offre était historiquement de type TMS chargeur doivent aussi réintégrer des fonctions plutôt propres au monde des transporteurs.

Revenons au TMS chargeur. Quelles sont ses grandes missions ?

D’un point de vue fonctionnel, on distingue usuellement quatre dimensions principales :

• Stratégique (conception, long terme, analyses)
• Tactique (simulations, ressources, budgets)
• Opérationnel (organisation, anticipation)
• Exécution (pilotage en temps réel, réactivité)

1 - Stratégique

Sur le plan stratégique, l’objectif est avant tout d’apporter un support à la prise de décisions. Cela passe par des simulations logistiques, qui permettent de comparer différents scénarii. Les tableaux de bord et statistiques opérationnelles sont aussi des outils indispensables à la prise de décisions stratégiques.

2 - Tactique

Sur le volet tactique, l’optimisation du plan de transport et du schéma de distribution est clairement un enjeu majeur, sachant que de nombreuses entreprises revoient régulièrement leur activité transport. Cette capacité à repenser rapidement l’organisation est d’autant plus importante que les organisations sont en quête de flexibilité permanente.

3 - Opérationnel

Opérationnellement, on distingue 3 axes principaux :

• Le premier concerne l’organisation du transport et sa planification : application du plan de transport, consolidation, optimisation des tournées, choix du transporteur, prise de RDV…
• Le deuxième concerne la gestion des moyens de transport : mode de transport, systèmes embarqués, gestion du parc, gestion sociale…
• Le troisième concerne la gestion des coûts et le suivi financier : préfacturation et facturation du transport, contrôle des factures, gestion des coûts, bourse de fret…

4 - Exécution

L’exécution du transport vise à assurer le suivi du transport en temps réel (tracing) et à gérer les aléas : traçabilité des expéditions et Supply Chain Event Management.

Quels bénéfices un prospect pourra-t-il alors tirer de l’utilisation de votre solution ?

Les principaux axes sur lesquels Acteos TMS agit sont :

• L’optimisation transversale des coûts de transport
• La réduction de la durée des actions quotidiennes des utilisateurs par une simplification des démarches et une automatisation de l’ensemble des tâches sans valeur ajoutée
• Le renforcement et la systématisation des relations entre les acteurs de la chaîne logistique
• L’accélération des décisions tactiques à l’aide de la simulation
• La réduction et le traçage des incidents de transport (litiges, avaries)
• L’amélioration de la ponctualité et du suivi des livraisons
• La maîtrise du temps et des coûts de transport
• L’amélioration et le contrôle de la qualité de service interne et externe

Quelle démarche une société peut-elle appliquer pour lancer sa sélection d’éditeurs de TMS ?

Plusieurs étapes doivent être respectées.

Définition du périmètre

La première étape consiste à définir clairement le périmètre (géographique, fonctionnel, etc.) du projet TMS.

Cette approche est primordiale, car elle entraîne potentiellement des impacts sur l’organisation du transport et peut amener à centraliser davantage le pilotage des opérations. Elle est également capitale sur le choix du TMS (vision du fournisseur au client, gestion multimodale, spécialisation sur le grand import-export, intégration des spécificités locales, etc.).

Ensuite, il convient de positionner l’organisation du transport dans la Supply Chain. Le flux est-il par exemple poussé ou tiré par le transport ?

Enfin, il convient de préciser la couverture fonctionnelle recherchée et de distinguer les exigences incontournables des besoins de confort.  Se faire accompagner par un cabinet de conseil peut à ce titre se révéler pertinent.

La direction informatique doit également prendre part au processus. Son regard expert sur l’architecture technique est indispensable.

Rédaction du cahier des charges

La deuxième étape consiste à rédiger un cahier des charges qui décrit :

• le périmètre fonctionnel de l’outil TMS recherché,
• la plate-forme technique,
• les objectifs et les gains attendus.

Attention, dresser une expression de besoins trop « verrouillée » risque de restreindre la solution à un développement spécifique uniquement réalisable par une société d’ingénierie informatique !

Le cahier des charges peut également être complété par une grille fonctionnelle.

Sélection d’un panel d’éditeurs

La troisième étape consiste à sélectionner le panel des éditeurs consultés.

L’offre TMS n’est pas encore aussi structurée et homogène que celle qu’on retrouve sur le marché du WMS. La couverture fonctionnelle et le budget diffèrent fortement d’un éditeur à un autre, même si le dénominateur commun s’esquisse.

Consultation des éditeurs

Une fois le cahier des charges rédigé et le panel d’éditeurs déterminé, la quatrième étape consiste à lancer la consultation.

Il ne faut pas imaginer que celle-ci sera très rapide. En général, cette phase du projet dure entre 2 et 3 mois et comprend RFI, RFP, sélection de short list éditeurs, visites clients, etc.

La consultation permet de retenir une liste restreinte d’éditeurs, par exemple une short list de 2 ou 3 sociétés.

Sur quels critères un prospect doit-il porter son attention au moment de choisir sa future solution ?

Trois principaux éléments sont à considérer.

Le profil des éditeurs

Avant tout, même si le clivage entre TMS chargeur et TMS transporteur diminue, les profils d’éditeurs sont encore assez distincts. Il convient donc de bien identifier la catégorie d’éditeurs à consulter.

On distingue en particulier :

• Les éditeurs de solutions transport pures ou solutions de track & trace, qui proposent des outils dédiés à une cible ou à une fonction bien précise (par exemple les bourses de fret).
• Les éditeurs de gestions commerciales ou de systèmes ERP qui complètent leur offre avec des modules orientés transport. L’intérêt de ces solutions réside dans l’intégration native avec les autres fonctions de l’entreprise. Leur limite est que modéliser finement des règles de gestion complexes sur la base de modules trop standardisés nécessite un budget plus important à isofonctionnalités par rapport à un TMS pur.
• Les éditeurs de solutions Supply Chain étendues. Fonctionnellement, leurs solutions sont un compromis entre le Best of Breed et les éditeurs ERP, avec une couverture plus fine des besoins métiers et surtout une intégration de la problématique globale de gestion du transport au sein de la Supply Chain. Il est plus facile de réorganiser sa Supply Chain en flux tirés avec ce type de solutions dans la mesure où le TMS va prendre en compte les contraintes des autres métiers (entreposage, etc.). À noter que ces éditeurs sont parfois en mesure d’offrir des modules périphériques utiles (prévision des commandes à venir, pré dimensionnement de la volumétrie à transporter…).

Acteos se positionne dans cette dernière catégorie.

Les modes de transport et périmètres géographiques concernés par la solution

Une autre catégorisation dépend de la modalité et de la dimension internationale.

Certains chargeurs vont plutôt travailler sur du flux massifié. D’autres, sur du flux de petits colis. Cela peut orienter le choix du TMS. 

D’un côté, le marché de la gestion du transport routier intracontinental est mature avec un nombre significatif de TMS experts couvrant l’organisation, le suivi et la gestion administrative.

De l’autre côté, celui des TMS spécialisés sur l’international est émergent. Il s’agit alors de proposer une gestion fine des dossiers maritimes et aériens.

À ce jour, aucun TMS ne gère exhaustivement les deux, au vu du grand écart philosophique en termes de processus de planification ou de suivi.

Les nouvelles fonctionnalités

Le e-commerce et le transport de colis induisent de nouvelles fonctionnalités :

• Possibilité de laisser le choix au client de son mode de transport ou du canal de livraison (à domicile, en magasin, etc.).
• Remontée informatisée des avis de clients : ceci suppose de capturer l’information de livraison (soit via des terminaux mobiles, soit via des portails web collaboratifs), puis de la traiter pour en déduire une notation liée à la qualité de service transport.

Le choix entre SaaS et licence, constitue-t-il un autre critère important ?

Il y a eu un fort engouement pour le SaaS il y a 3 ans. Néanmoins, pour la France, la majorité des projets TMS que nous rencontrons actuellement reste sur un modèle de licences. En effet, nombre d’entreprises souhaitent garder l’installation du système sur leurs serveurs de manière à maitriser l’infrastructure technique.

Quels outils utiliser pour comparer les différents TMS ?

Au-delà de l’analyse des offres fonctionnelles pures des solutions sur leur segment de métier et de la pérennité des éditeurs, les entreprises peuvent s’appuyer sur :

• Des grilles fonctionnelles qui vont permettre d’obtenir des réponses comparables que devront compléter les éditeurs. Le risque est de composer la grille de questions trop vagues et entraînant la formulation de réponses binaires. Il convient donc de s’assurer que les questions formulées amènent des réponses suffisamment détaillées.
• Un maquettage : des proofs of concept basés sur des données et scénarii d’exploitation du prospect.
• Des visites de références clients sont également utiles, à condition qu’elles correspondent à un contexte fonctionnel (pas toujours sectoriel) similaire. Il est parfois préférable de visiter une référence qui n'évolue pas exactement dans le même domaine, mais dont les types de flux transport sont semblables avec un contexte fonctionnel proche.
• Il convient également d’impliquer la D.S.I. concernant les choix techniques (infrastructure, SaaS, lourdeur des interfaces).

Vous venez d’évoquer l’intérêt des Proofs Of Concept (POC). En combien de temps, votre société peut-elle réaliser un POC ?

Cela dépend de la complexité du sujet. S’il s’agit d’intégrer des données simples, cela peut se faire en une semaine.

Quand un prospect souhaite voir des scénarios très précis, cela peut demander plusieurs semaines de préparation. En général, 3 semaines ou un mois.

Quels sont les principaux risques rencontrés dans un projet de mise en place de TMS ?

La question de la pertinence des développements spécifiques se pose parfois.

Les minimiser ou les éviter garantit un déploiement rapide, une maintenance et une mise à jour simplifiées du TMS.

Parfois, ils sont néanmoins indispensables. Dans ce cas, il est judicieux d’étudier dans quelle mesure ils pourraient s’inscrire dans une logique de standardisation.

Il vaut toujours mieux choisir une solution répondant à des besoins atteignables rapidement, plutôt qu’une solution perçue comme le « Graal », mais qui nécessiterait des bouleversements organisationnels inenvisageables.

Enfin, il peut arriver que les équipes terrain, si elles ne sont pas impliquées en amont, n’adhèrent pas au projet de déploiement du TMS. La clef de la réussite est donc clairement la conduite du changement.

Quelques conseils pour réussir la mise en place de son TMS ?

Je peux vous citer les conseils suivants :

Constituer une équipe projet pluridisciplinaire et mobilisée

L’équipe projet doit être pluridisciplinaire et rester mobilisée durant cette période, plus particulièrement lors des phases de cadrage, de formation et de démarrage.

Elle doit rassembler des opérationnels du transport, des experts logistiques (qui eux vont voir les contraintes entrepôt par exemple), la D.S.I. et d’autres membres de l’organisation provenant des entités concernées ou impactées par la mise en place (en particulier le commerce ou le marketing si le transport constitue un axe différenciant pour l’entreprise).

Bien entendu, cette équipe doit être coordonnée par un Chef de Projet qui devra consacrer une grande part de son temps de travail à assurer son rôle de coordination. La mise en place d’un TMS n’est pas une formalité, c’est un projet en soit.

Consacrer le temps et l’énergie nécessaires à la phase de construction de la solution

La phase de construction de la solution avec l’intégrateur (ou l’éditeur) permet de définir dans le détail la manière dont les fonctionnalités vont s’articuler. Plus le projet est d’ordre tactique ou stratégique et plus la phase d’étude préalable est longue (prévoir en moyenne de 2 à 3 mois pour des projets complexes).

Déployer progressivement la solution

Le déploiement se déroule idéalement de manière progressive : en termes de fonctionnalités, de périmètre des flux gérés, ou d’organisation (une cellule pilote qui pourra servir de référence, voire d’école de formation). Dans les projets les plus complexes où le transport impacte directement les autres métiers de l’entreprise, il est primordial de tester et d’affiner le paramétrage lors d’une phase d’utilisation à blanc, de calibrage du système.

Enfin, répétons-le : la clef de la réussite reste la conduite du changement !

Revenons au déploiement. En combien de temps votre TMS est-il implémentable ?

Entre quelques mois et une année en fonction des périmètres des projets.

Par exemple, si l’objectif est de démarrer en standard en déployant rapidement sur différentes agences avec des agences pilotes, la durée peut être ramenée à 3 mois.

Sur des périmètres très larges et très complexes, la durée du projet sera plutôt de l’ordre de l’année.

À partir de quel budget, s’équiper d’un TMS devient-il pertinent ?

Le SaaS peut permettre à des petites entreprises d’acquérir des TMS. Ce n’est donc plus le budget qui va freiner la mise en place de la solution. 

À partir d’un budget de transport de quelques millions d’euros annuels, on peut attendre un ROI très rapide.

Il convient également de considérer la part que représente le transport par rapport au CA de l’entreprise.

De manière générale, il ne faut pas que le ROI excède 2 années de pleines d’exploitation.

Bio Express :

Fabien PETITJEAN a rejoint Acteos en 2011, d’abord comme Consultant Supply Chain puis en tant que Chef de Produit de la branche transport.

Il a débuté sa carrière dans le Supply Chain Event Management pour la logistique automobile chez PSA puis a intégré le secteur du conseil opérationnel en Supply Chain au sein du cabinet Acsience (groupe Altran). Avant d’entrer chez Acteos, il a développé et coordonné l’offre WMS France / Belgique chez Mecalux

Site Internet d’Acteos : http://www.acteos.fr/