Comment réussir son projet 5S ?
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Laval, le 15 Avril 2021
L’approche 5S, initiée à l'origine par TOYOTA, constitue la pierre angulaire du lean management.
La finalité du 5S, c'est d'abord la sécurité du personnel, l'ergonomie des postes de travail et l'amélioration des conditions de travail. Mais elle vise également la sécurité des machines et la protection du matériel, avec un impact inévitable sur l'efficacité, la qualité et la productivité de l'entreprise.
Jean-Paul LÉGER, expert 5S pour SUPPLY CHAIN EXPERTS, du groupe SMARTLOG, forme les équipes opérationnelles des entreprises à cette approche, qu'il utilise depuis une trentaine d'années.
Débarrasser, ranger et nettoyer pour remettre à niveau
Chaque S, au Japon, correspond à une véritable philosophie. Le premier (Seiri : débarrasser) vise à supprimer l'inutile, ce qui dérange l'esprit et ce qui l'empêche d'aller à l'essentiel. "Notre poste de travail ne doit pas être trop encombré d'objets. Ce qui est clair, structuré et organisé l’est aussi dans la tête", affirme Jean-Paul LÉGER.
Dans la première étape de formation, un diagnostic est réalisé sur l'ensemble de l'espace de travail. "Dans le 5S, on utilise beaucoup la communication visuelle. On identifie l'organisation du site, en disposant des post-it de différentes couleurs pour marquer les points à travailler." Des photos sont également prises pour constituer, dans un second temps, un tableau de communication permettant de visualiser les changements entre l'avant et l'après.
Les étapes suivantes consistent à nettoyer (Seiton) et à ranger (Seiso). L'entreprise est remise à niveau, telle qu'elle était à l'origine. "On affecte les matériels, on organise les rangements, et on en profite pour nettoyer. On se débarrasse aussi des surplus de production, qui encombrent les lieux et engendrent des pertes", explique notre interlocuteur.
Organiser par une standardisation formalisée des méthodes
Le quatrième S (Seiketsu : ordre) vise à accompagner l'entreprise vers une standardisation des méthodes. "Il faut renoncer aux habitudes ancrées, ce qui entraîne une phase de déséquilibre, précise Jean-Paul LÉGER. À cette étape, il faut faire acte de management, en mettant en place des protocoles standardisés".
Un plan d'actions est alors établi pour les standards de nettoyage, avec un répertoire des lieux à nettoyer et actions à réaliser. On détermine qui nettoie quoi, avec quels outils et en combien de temps. Chacun connaît les tâches qu'il doit réaliser (exemple : nettoyer son poste après chaque journée), ainsi que la fréquence à respecter selon la tâche (quotidienne, hebdomadaire, annuelle...).
Quant aux standards de rangements, on utilise la photo comme outil de communication. Selon Jean-Paul LÉGER, "Chaque chose a une place, et les emplacements sont étiquetés, avec une photo de chaque élément à ranger. On voit ainsi immédiatement s'il manque un objet".
Mettre en place des audits pour progresser avec rigueur
Cette dernière étape correspond au dernier S (Shitsuke : rigueur). Une fiche est établie avec dix points à évaluer. Cette évaluation, réalisée d'abord toutes les semaines, puis tous les mois, est encadrée par le manager puis, peu à peu, par les membres de l'équipe eux-mêmes. Un effet de groupe positif et une prise de conscience collective s'instaurent progressivement.
"On met alors en place un dispositif de progrès, en imaginant, à cette étape, d'éventuels moyens à mettre en place par l'entreprise pour aller plus loin dans la démarche", explique Jean-Paul LÉGER.
Après la formation, un travail d'accompagnement de trois demi-journées est réalisé, à un mois, trois mois et six mois. Ce suivi permet de faire le point sur le plan d'actions mis en place, et de mesurer l'évolution grâce aux tableaux de communication établis par chacun des groupes.
D'une démarche à une façon de faire au quotidien
Une fois que les collaborateurs auront intégré la méthode et l’auront adaptée à leur quotidien, les bénéfices seront constants, l’espace et le temps de travail optimisés.
Au-delà de la mise en place de cette démarche en atelier, entrepôt ou magasin, elle s’adapte également aux environnements administratifs. Avec les 5S, les collaborateurs se concentrent sur l’essentiel au quotidien, pour être plus performants et dans un cadre de travail dégagé du superflu.
DIALOGIS forme les collaborateurs des entreprises sur l’utilisation des 5S afin de les initier à la méthode, mais aussi les futurs managers 5S, afin de déployer et gérer un chantier. De plus, DIALOGIS accompagne également sur la gestion et l’animation de leurs futurs chantiers, sur sites.
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