L'innovation sociale chez Vebego avec ORTEC
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La nouvelle solution de planning du personnel satisfait les collaborateurs et fait gagner du temps
6 Février 2014
Vebego Airport Services (VAS) désire gagner en efficacité à Schiphol en optimisant ses affectations de personnel avec ORTEC. Du nettoyage à la sécurité, aux comptoirs d'information et à la gestion des chariots à bagages, tous les services sont planifiés à l'aide d'ORTEC Workforce Scheduling.
"Pour nous, l'innovation sociale porte notamment sur une organisation plus performante et l'optimisation des compétences et des talents. C'est l'objectif que nous poursuivons aujourd'hui avec ORTEC", déclare Monique Baker, responsable du personnel chez Vebego Airport Services.
En plus de la mise en œuvre d'ORTEC Workforce Scheduling, VAS a choisi de mettre en place deux modules d'ORTEC Workforce : ORTEC Employee Self Service, permettant aux collaborateurs de consulter leur propre planning depuis leur domicile et de déposer des demandes de permutation de congés, et ORTEC Flexpool pour les employés flexibles. Ce module revêt une importance particulière pour Vebego Airport Services en haute saison (de mai à septembre). Comme l'explique Monique Bakker : "Durant la haute saison, nous faisons beaucoup appel à des travailleurs flexibles, du fait que nos collaborateurs sont en congé et bien sûr parce qu'il y a plus de travail qu'habituellement."
En haute saison, la part flexible représente 40 à 50% du personnel. Actuellement, la planification de VAS à l'aide d'ORTEC Workforce Scheduling porte sur plus de 570 collaborateurs. Le module OWS ESS d'ORTEC n'est destiné, dans un premier temps, qu'aux employés des comptoirs d'information.
Défis
Avec autant de divisions différentes, impliquant toutes, des services nécessitant une planification, il est courant de devoir relever des défis. Monique Bakker confirme : "Ce n'est pas différent ici. Cependant, l'avantage est que les divisions peuvent procéder à une planification spécifique en fonction de leurs propres spécialités. Elles gardent ainsi un meilleur contrôle de ce qui se passe. Les employés considèrent que le recours à ORTEC constitue une amélioration significative. Chez Hago Airport Services, nous sommes ainsi passés d'un planning sur papier à un planning sur ordinateur. Nous avons désormais une bien meilleure vision d'ensemble sur l'année !"
"Et cela se traduit aussi dans notre traitement administratif. Grâce à cette transition, nous avons pu réaliser d'importants gains de temps. Avant la mise en œuvre d'ORTEC, les informations sur papier étaient reprises manuellement dans des fichiers Excel. Il fallait 2 jours par semaine pour un employé à temps complet, alors qu'avec ORTEC ceci ne nous prend plus qu'une demi-journée par mois. En outre les rapports sont de bien meilleure qualité : il suffit d'un simple clic sur un bouton pour récupérer les heures de travail d'un employé. OWS nous sert donc aussi d'outil de contrôle pour une gestion et un planning plus efficaces."
Revenant sur les défis à relever, Monique Bakker déclare : "Chaque division a sa propre convention collective. Les données de Yask Airport Information et de Schiphol Dienstverlening (sécurité, gestion des chariots et objets trouvés) sont récupérées à Schiphol et sont couvertes par deux conventions collectives. Heureusement OWS tient automatiquement compte des différentes conventions collectives."
Autre défi pour VAS, la planification doit se faire en fonction des qualifications. "Une personne sans laisser-passer pour Schiphol ou dont le laisser-passer est expiré ne peut pas être affectée", précise la chef de projet. "Il était donc important pour nous qu'ORTEC puisse en tenir compte. Mais c'est chose courante pour ORTEC, et ça se voit."
Ad hoc
Si la sécurité et la gestion des chariots se planifient davantage en fonction des besoins, la planification des divisions information et nettoyage peut se faire beaucoup plus à l'avance. "Pour les comptoirs d'information, nous nous occupons déjà du planning et des permutations jusqu'à fin mai. Les employés du service nettoyage demandent aussi d'ores et déjà leurs plannings pour l'été prochain, parce qu'ils veulent planifier leurs vacances. Pour la sécurité et la gestion des chariots, l'objectif est de pouvoir toujours planifier au moins trois mois à l'avance. Mais en fait il y a tant de demandes ponctuelles de Schiphol que le planning doit continuellement être adapté. Heureusement ORTEC Workforce Scheduling nous y aide beaucoup."
Avenir
Outre les interfaces avec les systèmes de gestion de paie et d'administration, VAS souhaite aussi mettre en service le planificateur automatique et le module de planning des postes de travail.
Selon Monique Bakker : "Principalement pour les comptoirs d'information, nous escomptons un gain significatif de ce module. Les employés ne restent pas derrière un comptoir toute la journée, ils alternent toutes les deux heures. Supposons que l'employé A effectue son premier service au comptoir 1 et le second au comptoir 4 (de l'autre côté de l'aéroport), ce n'est évidemment pas très pratique. Tout cela est aujourd'hui enregistré entièrement manuellement. Ce serait magnifique si cela pouvait se faire automatiquement et de manière transparente avec la solution d'ORTEC. Ce serait utile aussi pour que chacun sache une semaine à l'avance à quel poste de travail il sera affecté."
Vebego
International
Vebego est une entreprise familiale active à
l'international dans les services d'infrastructure,
de gestion du personnel et des soins de santé.
Avec un effectif d'environ 39.000 collaborateurs,
Vebego opère aux Pays-Bas, en Allemagne,
en Belgique, en France, au Royaume-Uni et en Suisse.
Leur chiffre d'affaires total s'élève
à 968 M €.
Vebego
Airport Services
Vebego Airport Services regroupe Hago Airport Services
(nettoyage), Hago Airport Security (sécurité),
Hago Trolley Logistics (gestion des chariots et
objets trouvés), Yask Airport Information
(comptoirs d'information) et Schiphol Dienstverlening
(sécurité et gestion des chariots).
À propos d'ORTEC
ORTEC est l'un des principaux fournisseurs de solutions
logicielles avancées et de prestations de
conseil pour la planification et l'optimisation.
Les solutions ORTEC permettent d'optimiser les tournées
et le transport, le chargement des véhicules
et des palettes, la planification des équipes,
et les réseaux logistiques. ORTEC propose
des solutions de premier ordre, personnalisées
et intégrables dans SAP®, qui s'appuient
sur des partenariats stratégiques. Dans le
domaine de la planification avancée, ORTEC
compte plus de 1750 clients à travers le
monde, plus de 700 employés et plusieurs
bureaux en Europe, en Amérique du Nord, en
Asie et dans la Région Pacifique.
Plus d'information
sur www.ortec.com
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