Publications > Logiguide CGL > La formation contribue à la bonne implantation de nouveaux projets (Volume 9 / Numéro 10)

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Article extrait des Logiguides de GROUPE GCL, cabinet de conseil en logistique.

CGL

Lorsqu’on planifie l’implantation de nouveaux systèmes informatiques pour la chaîne logistique, trois étapes sont souvent considérées :

1. Le niveau d’intégration avec les autres applications de la chaîne logistique;
2. L’intégrité des données;
3. La formation au niveau de l’application.

Les deux premières étapes sont largement traitées lors de la planification alors que la formation a tendance à être négligée ou prise à la légère. La mise en oeuvre de nouveaux projets peut entraîner de l’angoisse et augmenter le niveau de susceptibilité chez les employés, ce qui pourrait mettre en péril le succès de nouveaux projets, en particulier ceux à haut caractère technologique. Afin de diminuer les effets négatifs ressortis lors de la gestion des changements, il faut tenir compte des besoins en formation des employés.

La formation doit faire partie de tout projet, car elle fournit aux utilisateurs le matériel et les ressources nécessaires pour l’accomplissement des nouvelles tâches. Elle permet également l’établissement d’un système de processus d’évaluation simple et participatif afin que les employés s’approprient du processus et se sentent partie intégrante de l’organisation. De plus, le suivi au niveau du processus d’évaluation aide à déterminer si la formation a porté fruit et s’il y a eu un impact au niveau organisationnel.

Objectif de la formation

Il est primordial que la haute direction soit impliquée dans le processus de formation, car souvent leur manque d’intérêt crée une barrière importante à franchir. Lorsqu’une formation est orientée vers les résultats financiers et cherche à établir une culture d’appropriation, le ROI devient un excellent objectif de formation. Le personnel en charge de la formation doit également adhérer au même objectif afin d’agrémenter leur intérêts. Les participants doivent aussi être clairement informés et inspirés pour permettre de collecter le plus de données afin de mieux évaluer le processus de formation.



Assigner les bonnes ressources à la formation

Pour obtenir une bonne formation, il faut aussi un bon formateur. Un bon formateur est celui qui connaît bien les rouages de l’organisation, peut communiquer en utilisant le même langage que les futurs utilisateurs et, surtout, maîtrise le fonctionnement du nouveau système.
De ce fait, il faut donc former le formateur pour s’assurer que la configuration du système et les nouvelles procédures standards des opérations sont assimilées.


L’horaire et les procédures standards des opérations

L’estimation du temps requis pour donner une formation efficace est souvent déterminée par le nombre de leaders par groupe ou par les gestionnaires et les utilisateurs qui ont besoin d’une formation. Par exemple, limiter la formation aux groupes de cinq personnes où chacun devra écrire et tester respectivement cinq procédures standards au niveau des opérations de leur département et qui seront, par la suite, utilisées pour former les utilisateurs finaux peut être une formule à adopter. Cependant, l’horaire doit être flexible et s’adapter aux besoins de l’organisation.


Créer un environnement test

Seize semaines avant le démarrage du projet, il faut monter une base de données représentative, la tester, s’assurer de son bon fonctionnement et en faire une sauvegarde. Si de l’équipement a été utilisé pour l’implantation du projet, il faut également le tester.


Tester chaque procédure standard d’opération

Au moins huit semaines avant le démarrage du projet, il faut s’assurer de la faisabilité des tâches avec le nouveau système. À ce moment, on peut considérer une preuve d’essai (overview/rollout) avec les futurs formateurs et planifier le contenu de la formation.


L’horaire des utilisateurs finaux

Une semaine avant la formation du formateur, il faut avoir en main une ébauche de l’horaire des utilisateurs finaux et s’assurer de leur disponibilité.


La formation du formateur

Cinq semaines avant le démarrage, il faut former la personne-clé qui deviendra le formateur et donnera ensuite la formation aux utilisateurs finaux. Tout disfonctionnement du système ou problème doit être résolu.


La formation des utilisateurs finaux

Deux ou trois semaines avant le démarrage, les utilisateurs sont formés.

Afin d’assurer un bon suivi suite à la formation, il faut :
• Partager les responsabilités de la formation lors d’un échange mutuel d’information;
• Transformer la formation en une expérience d’apprentissage;
• Demander aux participants d’accomplir les tâches majeures;
• Développer des techniques pour mettre en pratique les mesures ROI.


Le suivi de la formation

Quelque temps après la formation, il faut s’assurer qu’elle a porté fruit et revoir avec les utilisateurs si des lacunes existent ou si une formation supplémentaire est nécessaire. Pour conclure, dans une économie où la compétition porte de plus en plus sur le savoir et la créativité, gérer les connaissances n’est plus un luxe, mais une nécessité reconnue. Toutefois, les résultats ne sont pas toujours conformes aux attentes. Une des raisons avancées pour expliquer ces lacunes est l’accent excessif mis sur les technologies de
l’information ou encore le remplacement de l’interface humaine par le contact technologique. Les échecs résultent souvent d’un problème d’implantation, des difficultés à gérer le changement organisationnel induit sans une méthodologie spécifique.

Angela Isaza.
Conseillère Groupe GCL
www.gclgroup.com


Groupe GCL Europe, Conseil logistique

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Internet : www.gclgroup.com

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