Publications > Logiguide CGL > L'impartition (externalisation) des formulaires et des produits marketing (Volume 5 / Numéro 3)

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Article extrait des Logiguides de GROUPE GCL, cabinet de conseil en logistique.

CGL

Toute entreprise reconnaît l’importance de maintenir un bon contrôle de son inventaire. Afin de mettre les choses au clair, il serait bon de s’entendre sur le terme « impartition (externalisation) » cela comprend tous produits finis, semi-finis et même les produits endommagés.

Le but de maintenir de l’impartition (externalisation), est principalement relié à assurer un certain surplus pour pallier aux urgences et assurer la qualité de celui-ci.

Il existe néanmoins certains items que l’on néglige souvent: les formulaires et les produits marketing. On entend par formulaire tout ce qui a rapport à une demande d’assurance, d’embauche de personnel, d’inscription à des forfaits, des enveloppes, etc…Ce type d’impartition (externalisation) comporte bien souvent des particularités telles que des dates d’expirations ou peuvent avoir cours ce qui nécessite une étroite surveillance. Puisqu’ils ne font pas partie des activités journalières, ils sont bien souvent négligés.

L’impartition (externalisation) de ces activités devient donc une option intéressante pour la direction. Cela permet non seulement de réduire les coûts mais aussi d’améliorer le service à la clientèle. On peut même y inclure les fonctions reliées à la production et aussi la distribution d’inventaire. Avant de se lancer dans de tels changements, il est important d’analyser de près les économies espérées.


Analyse du potentiel d’épargne

L’impartition (externalisation) offre donc l’opportunité d’être à l’affût de certaines économies possibles tout en faisant bien attention de ne pas créer de coûts additionnels. Dans bien des cas, il suffit de procéder à une ré-ingénierie des processus déjà en place:

  • Envisager l’impression sur demande pour les produits à faible consommation. Cette mesure permettra d’atteindre des économies au niveau de la gestion et de l’entreposage;
  • Profiter des économies offertes par les entreprises spécialisées dans les envois postaux;
  • Évaluer l’option de regrouper lors de la création de nouveaux formulaires ou enveloppes. On recherche, par le fait même, à augmenter nos chances d’encourir des économies au niveau de la gestion et de l’entreposage;
  • Impartir sans encourir de coûts de transport inutiles. Certains produits peuvent être transportés directement d’une tierce partie au client sans passer par le centre de distribution. Cette option est particulièrement avantageuse dans le cas des produits à gros volume;
  • Évaluer la possibilité d’envoyer les factures par courrier électronique. Plusieurs entreprises utilisent déjà ce moyen et les entreprises qui offrent ce type de services sont nombreuses;
  • Standardiser le type d’enveloppe utilisée. Les coûts d’entreposage et de gestion peuvent être importants. Concevez plutôt vos formulaires en fonction des enveloppes déjà utilisées.


Éléments à surveiller lors du processus d’impartition (externalisation)

  • S’assurer de ne transférer que les produits actifs. Les produits désuets devraient être détruits avant le transfert afin de minimiser les coûts et de simplifier le transfert des opérations. Combien d’entreprises se sont butées à des palettes de produits marketing désuets? Personne ne souhaite assumer les coûts reliés à la destruction. En attendant, les produits restent inactifs et l’entreprise paye pour l’entreposage;
  • Développer des indicateurs de performance pour garder le contrôle de l’inventaire. N’hésitez pas à visiter les installations de l’impartiteur. Ce n’est pas seulement recommandé, c’est nécessaire.
  • Utiliser les prévisions pour vous permettre de faire des commandes fermes avec des livraisons échelonnées. Vous économisez sur les coûts de transport et d’entreposage!


Daniel Vendette, CITT
Directeur de projet, Groupe GCL
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