Publications > Logiguide CGL > Mise en place d’un plan de contingence applicable à l’entreposage (Volume 1 / Numéro 9)

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Article extrait des Logiguides de GROUPE GCL, cabinet de conseil en logistique.

CGL

Souvenez-vous de la tempête de verglas de 1998, la province de Québec, celle de l’Ontario et les états au nord des États-Unis, furent paralysés pendant quelques jours.

Les experts ayants analysés cette crise en sont tous arrivés à la même conclusion: “Rien n'était prévu pour un tel événement” et ils ont imposés à divers organismes, l’établissement d’un plan d’urgence.

Comme tout autre type d’industrie, nous sommes aussi sensible à n'importe quel désastre ou événement imprévisible, il faut se préparer pendant que nous ne sommes pas dans une situations de crise. La mise sur pied d’un plan d’urgence est un instrument de défense utilisé par des gestionnaires prévoyant pour se protéger de potentiels événements dévastateurs. Plutôt que de demander “qui” ou “quand” ceux-ci se demandent “si”. Le gestionnaire visionnaire utilisera donc cette approche pour contrer l’effet néfaste d’événements particuliers sur l’opération de son centre de distribution.

La mise en place d’un plan d’urgence peu prendre plusieurs formes et englobe plusieurs catégories opérationnelles. L’équipe de projet doit développer un plan pour tous les aspects de l’opération qui, en crise, seraient abîmés, désemparés ou dévastés. Ainsi un tel plan devrait couvrir les aspects suivants:
• Protection contre sinistre;
• Gestion des informations et des registres;
• Plan d’urgence financier;
• Plan d’urgence pour les produits;
• Plan d’urgence du personnel.



Protection contre sinistre

Essentiel pour tous les événements reliés à des urgences qui peuvent arriver sur le site autant naturelles qu’humaines. L’équipe de projet doit identifier les sources potentielles de danger pouvant causer des blessures ou des dommages. Tous les facteurs pouvant déclencher ces dangers doivent également être identifiés et documentés. Selon la sévérité du danger, des chemins d’évacuation et un mode transport doivent être planifiés. Tous les employés devraient être mis au courant des procédures d’urgence au cours de leur séance de formation initiale et de manière régulière par la suite.



Gestion des informations et des registres

L’information joue un rôle vital au sein des entreprises actuelles, il est donc primordial de prévoir un plan de contingence pour la gestion de l’information. Imaginez avoir à vous relever d’un désastre sans information financière ou sans un statut de votre inventaire. Il est tout d’abord primordial d’identifier ce qui est critique à la survie de l’entreprise suite à un désastre. Par la suite le processus d’entreposage doit être identifié pour assurer l’intégrité de l’information. Finalement, il est nécessaire d’établir la liste des individus ayant accès à cette information et la procédure de recouvrement en cas de désastre.


Plan d’urgence financier

Établir un plan pour se redresser de la perte d’un client majeur ou bien de l’identification d’un ralentissement économique. Des indicateurs financiers peuvent facilement être établis par des experts pour surveiller toutes tendances.


Plan d’urgence pour les produits

La mise sur pied d’un plan d’urgence pour les produits prend en considération comment gérer efficacement le rappel de marchandise, puisque cela peut être très nuisible à l’image d’une compagnie et aussi très chers à réparer. Il est donc primordial de planifier la gestion par lot, les procédures de retours, les obligations légales et le processus de communication. Cette planification implique aussi les produits endommagés par la détérioration, la contamination, les dommages causés par l’eau ou par la lumière du soleil.


Plan d’urgence du personnel

La mise en place d’un plan d’urgence de ce type permet de se prémunir contre toute perturbation de travail lié à des grèves, invalidité ou décès d’employés stratégiques. Premièrement, les fonctions critiques à l’intérieur du processus doivent être identifiées et documentées. La solution idéale est de donner une formation polyvalente aux employés pour suffire en cas d’absences imprévues. L'autre solution c'est de compter sur de l’aide temporaire auprès de firmes spécialisées.

Aucun départements dans un centre de distribution n'est à l’abris d’un désastre. Un manquement dans la sécurité, les désastres naturels, défaillances d’ordinateurs, les retours de produits ou les problèmes de personnels peuvent rapidement affecter une entreprise. Toutes les compagnies ont besoin d’un plan de contingence taillé à leurs opérations. Vous n’aurez, nous le souhaitons, jamais à l’utiliser mais voulez prendre la chance de ne pas le faire?


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